Nicht zu seinem Geld zu kommen, ist nicht nur lästig, sondern manchmal auch sehr mühevoll. Gerade als selbständiger Unternehmer oder Privatperson besitzt man üblicherweise kein eigenes Forderungsmanagement oder gar eine Rechtsabteilung. Dann ist guter Rat gefragt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bei außenstehenden Forderungen richtig mahnen und was es dabei zu beachten gibt.
Unter dem Begriff Fälligkeit ist der Zeitpunkt zu verstehen, ab dem der Gläubiger vom Schuldner verlangen kann, seine Rechnungen zu begleichen.
ACHTUNG: Ein Schuldner befindet sich nicht automatisch im Verzug, weil die Rechnung fällig ist!
Um eine Zahlung verlangen zu können, muss die Forderung fällig sein. Wurde kein konkretes Datum oder Zeit für die Zahlung vereinbart, ist die Forderung sofort nach Erbringung der vertraglichen Leistung fällig. Ein gesonderter Hinweis auf der Rechnung „sofort fällig“ ist nicht erforderlich. Allerdings gelten bei bestimmten Vertragsarten Ausnahmen: So ist beispielsweise im Werkvertragsrecht eine Forderung erst nach Abnahme fällig. Bei einem Mietvertrag zum Beispiel wird in der Regel eine monatliche Vergütung (Zahlung der Miete) vereinbart, und daher ist die Zahlung der Miete i. d. R. zu Beginn des jeweiligen Monats fällig. Übrigens: Als Mieter-Schuldner ist man sofort im Verzug, wenn nicht pünktlich bezahlt wurde.
Der Schuldner befindet sich in Verzug, sobald er eine Mahnung vom Gläubiger erhalten hat, die ihn auffordert, die fällige Forderung zu begleichen. Der Verzug beginnt in diesem Fall also mit der Zustellung der Mahnung an den Schuldner. Ein Problem für Sie als Gläubiger besteht zum Teil darin zu beweisen, wann dem Schuldner die Mahnung zugestellt werden konnte. Abhilfe schafft hier die Versendung der Mahnung mittels Einschreiben mit Rückschein. Natürlich geht auch Fax oder E-Mail.
Wir finden übrigens, dass diese kaufmännische Gepflogenheit im Geschäftsleben durchaus ihren Sinn hat. Schließlich hat wohl jeder schon einmal etwas vergessen.
Eine Mahnung ist für den Verzug entbehrlich, wenn Sie durch ein Kalenderdatum – zum Beispiel in einem Vertrag oder auf der Rechnung – bestimmt haben, bis wann die Forderung vom Schuldner zu begleichen ist.
Lässt der Schuldner die Zahlungsfrist verstreichen, befindet er sich ab dem Tag im Zahlungsverzug, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgt. Geht zum Beispiel die Zahlungsfrist bis zum 25.06., befindet sich der Schuldner ab dem 26.06. in Zahlungsverzug.
Der Schuldner gerät, wenn es sich um einen Geschäftskunden handelt, grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, sofern vom Gläubiger keine kürzere Frist gesetzt wurde. Dies gilt gegenüber Verbrauchern allerdings nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden ist. Die Formulierung für diesen Fall lautet: „30 Tage nach Rechnungszugang kommen Sie gemäß § 286 Abs. 3 BGB mit dem Ausgleich der Rechnung in Verzug.“
Ach ja, dabei ist ein Mahnschreiben ausreichend – eine zweite Mahnung oder dritte Mahnung ist nicht erforderlich und liegt in Ihrem Interesse resp. Ihrer Art der Kunden-Kommunikation, die Sie pflegen wollen.
Wird der Schuldner in Verzug gesetzt, besteht für ihn die Gefahr, dass er Schadensersatz leisten und Zinsen zahlen muss. Der Gesetzgeber hat geregelt, dass ein Schuldner (wenn er nicht Verbraucher – also Endkunde ist) in Verzug gerät. Der Gläubiger kann von diesem eine Pauschale von 40 € verlangen. Wenn Sie also nach Eintritt des Verzugs noch einen Inkasso-Dienstleister oder einen Anwalt einschalten, muss der Schuldner die entstandenen Inkassokosten als Verzugsschaden erstatten. Die Kosten der 40,00€-Pauschale müssen Sie dann natürlich anrechnen. Ab Eintritt des Verzugs besteht für den Schuldner auch die Gefahr, sämtliche Kosten eines vor- und außergerichtlichen Mahnverfahrens zahlen zu müssen.
Die Verfolgung offener Rechnungen ist mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden. Sobald der Zahlungsverzug eingetreten ist, können Sie aus diesem Grund alle Ausgaben, die zur Beitreibung von Forderungen anfallen, als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend machen. Dazu gehören unter anderem diverse Verzugszinsen:
Vorsicht: Es gibt Besonderheiten, wenn Sie einen Anwalt einschalten oder wenn es z. B. um das Arbeitsrecht geht.
Handelt es sich um eine Forderung unter Kaufleuten aus einem beiderseitigen Handelsgeschäft, ist die Forderung bereits ab Fälligkeit zu verzinsen.
Früher oder später kommt jeder Unternehmer und Selbstständige in die Situation, eine Mahnung verschicken zu müssen, weil ein Kunde nicht bezahlt. In unserem kostenlosen E-Book haben wir für Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Mahnwesen zusammengestellt. So sind Sie bestens gerüstet, wenn es darum geht, Ihre säumigen Kunden richtig zu mahnen.
Eine Zahlungserinnerung vor der eigentlichen Mahnung müssen Sie nicht versenden. Allerdings ist eine vorherige Zahlungserinnerung ein freundlicher Hinweis und kann helfen, ein gutes Verhältnis zum Kunden zu bewahren. Nicht immer muss hinter einer nicht bezahlten Rechnung eine Absicht stecken, ggf. hat Ihr Kunde auch nur vergessen, seine Rechnung fristgerecht zu bezahlen.
Es ist nicht erforderlich, eine Mahnung als „Mahnung“ zu bezeichnen. Auch das bekannte „Zahlungserinnerung“, oder „1. Mahnung“, „2. Mahnung“, etc. ist nicht erforderlich.
Aber vielleicht ganz sinnvoll. Sie dürfen Ihren Schuldner darauf hinweisen, dass ihm mit Verzug weitere Kosten entstehen können. Weisen Sie Ihren Schuldner auf diese Folgen hin, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass der Schuldner die Forderung vor Ablauf der Frist bezahlt.
Zudem sollte sich eine Mahnung immer klar auf eine Rechnung beziehen. Geben Sie also die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum an. Beinhalten sollte Ihr Mahnschreiben darüber hinaus das Datum der Mahnung wichtig, genauso wie ein neues Zahlungsziel.
Grundsätzlich genügt es, wenn Sie einmal mahnen. Es ist jedoch üblich, bis zu drei Mahnungen zu verschicken, das hat sich im kaufmännischen Bereich so eingebürgert. Die dritte Mahnung ist also die finale Mahnung, bevor weitere Schritte eingeleitet werden.
Gesetzlich geregelt ist, dass der Schuldner (Unternehmer, Selbständiger) mit einer Zahlungsaufforderung spätestens dann in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung die Zahlung leistet. Ist aber der Schuldner Verbraucher, also Endkunde, so gilt diese 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird.
Eine Mahnung ist entbehrlich, wenn der Schuldner ernsthaft und endgültig die Zahlung verweigert. Für die Annahme einer solchen Weigerung werden aber hohe Anforderungen gestellt. Eine Mahnung ist auch dann nicht erforderlich, wenn der Schuldner sich bereits selbst gemahnt hat, also die Zahlung kurzfristig zugesagt hat, aber nicht bezahlt hat. In den letzten beiden Fällen sollten Sie im Zweifel die Forderung gemahnt werden, um kein unnötiges Risiko einzugehen. Auch ist eine Mahnung entbehrlich, wenn die Zahlung nach dem Kalender bestimmt ist. Das ist wieder so, bei Miet- oder Arbeitsverhältnissen.
Sollten Ihre Kunden trotz Mahnungen offene Forderungen nicht begleichen, folgt im nächsten Schritt das gerichtliche Mahnverfahren. Dabei handelt es sich um eine vereinfachte und kostengünstige Alternative zu einem aufwändigen Gerichtsverfahren. Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids eingeleitet. Dafür muss der Gläubiger oder das beauftragte Inkassounternehmen beim zuständigen Mahngericht einen Antrag stellen. Nach der Prüfung wird dem Schuldner durch das Gericht ein gerichtlicher Mahnbescheid zugestellt. Bleibt der Schuldner noch immer untätig, kann anschließend ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden und somit ein Gerichtsvollzieher beauftragt werden.
Auch wenn der Schuldner wirksam gemahnt wurde, läuft die Verjährungsfrist weiter. Dabei darf die Mahnung nicht mit dem gerichtlichen Mahnverfahren verwechselt werden. Mit der Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids an den Schuldner wird die Verjährung unterbrochen.
Sie haben mit einem säumigen Kunden zu tun, der trotz Mahnschreiben und Zahlungserinnerungen seine offenen Rechnungen nicht bezahlt? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir unterstützen Sie im gesamten Mahnprozess und sorgen dafür, dass Sie als Gläubiger Ihr Geld erhalten.
Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass eine Mahnung schriftlich erfolgen muss. Eine mündliche Mahnung ist ebenfalls möglich, sollte jedoch schriftlich dokumentiert werden, um im Zweifel einen Nachweis zu haben. In der Praxis ist eine schriftliche Mahnung in der Regel die empfehlenswerte Option.
Eine Mahnung sollte erst nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verschickt werden. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist rechtlich nicht wirksam und setzt den Schuldner nicht in Zahlungsverzug.
In der Regel sind bis zu drei Mahnungen üblich. Weitere Mahnungen führen meist nicht zum Erfolg. Wenn die dritte Mahnung ohne Zahlung bleibt, sollten rechtliche Schritte erwogen oder ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden.
Ja, der Schuldner muss für die Kosten aufkommen, die durch den Zahlungsverzug entstehen, einschließlich Mahnkosten. Es ist wichtig, den Schuldner über die anfallenden Kosten zu informieren und diese korrekt zu berechnen.
Wenn nach der Mahnung weiterhin keine Zahlung erfolgt, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung wie ein Inkassobüro in Anspruch zu nehmen oder rechtliche Schritte zu prüfen, um die Forderung einzutreiben.
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