Zahlt ein Kunde nicht pünktlich, sollten Unternehmer und Selbstständige möglichst zügig reagieren, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Doch ist eine Zahlungserinnerung der richtige Schritt oder sollte direkt eine Mahnung verschickt werden?
In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Unterschiede von Mahnung und Zahlungserinnerung sind, worauf es im konkreten Fall ankommt und wie Sie rechtssicher und wirkungsvoll vorgehen.
Wenn eine Rechnung offenbleibt, stellt sich oft die Frage, wie man am besten darauf reagiert. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was eine Zahlungserinnerung und was eine Mahnung genau bedeutet.
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Nachricht an säumige Kunden, die noch nicht bezahlt haben. Sie soll in erster Linie daran erinnern, dass eine Rechnung offensteht, und dem Kunden die Möglichkeit geben, die Zahlung schnell nachzuholen. Die Formulierung ist meist höflich und weniger förmlich, da davon ausgegangen wird, dass die Zahlung einfach vergessen wurde.
Eine Mahnung dagegen ist eine förmlicher formulierte Aufforderung an den Schuldner, eine überfällige Zahlung zu leisten. Mit dem Versand einer Mahnung wird der Kunde automatisch in Zahlungsverzug gesetzt, was dem Gläubiger rechtliche Möglichkeiten eröffnet, um die Forderung einzutreiben. Häufig werden mit der Mahnung auch Mahngebühren verlangt.
Sowohl Zahlungserinnerung als auch Mahnung dienen dazu, den Schuldner an die Begleichung einer offenen Rechnung zu erinnern und erfüllen damit dieselbe Funktion und haben auch die gleiche (Rechts)Folge.
Der wesentliche Unterschied liegt vor allem im Tonfall. Eine Zahlungserinnerung ist meist höflich und freundlich formuliert, während die Mahnung formeller ist und eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit Frist enthält.
Gesetzlich geregelt ist nur die Mahnung (§ 286 BGB). Sie ist wichtig, um den Schuldner offiziell in Verzug zu setzen, damit beispielsweise Verzugszinsen geltend gemacht werden können oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann.
Wenn Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken, gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Formvorgaben. Dennoch sollten beide Schreiben wichtige Informationen enthalten, damit Ihr Anliegen klar und nachvollziehbar ist.
Wichtig ist, dass Sie den Forderungsgrund nennen. Das heißt, der offene Betrag aus der ursprünglichen Rechnung und die erbrachte Leistung sollten deutlich benannt werden.
Außerdem gehören in jedes Schreiben:
In der Zahlungserinnerung ist meist ein freundlicher, aber bestimmter Ton angemessen. Sie können hier eine Zahlungsfrist nennen oder darauf hinweisen, dass weitere Schritte folgen, wenn nicht gezahlt wird. Üblicherweise wird diese Erinnerung per E-Mail oder Post versandt.
Eine Mahnung hat insbesondere das Ziel, den Schuldner in Verzug zu setzen. Dementsprechend sollten Sie dies klar formulieren und erklären, dass der Schuldner sich nun im Verzug befindet. Dafür sind eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung, eine konkrete Zahlungsfrist wichtig sowie der Hinweis auf mögliche Verzugszinsen oder Mahngebühren. Eine formelle Überschrift wie „Mahnung“ oder „1. Mahnung“ hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Wegen der rechtlichen Bedeutung empfiehlt sich der Versand per Post.
Zusätzlich ist es ratsam, eine Kopie der ursprünglichen Rechnung beizufügen oder zumindest deren Nummer und Datum zu nennen. So stellen Sie sicher, dass der Schuldner genau weiß, um welche Forderung es geht.
Eine Zahlungserinnerung hat vor allem die Funktion einer höflichen Erinnerung an die ausstehende Zahlung. Bleibt die Zahlung jedoch auch nach dieser Erinnerung aus, sollte im nächsten Schritt tatsächlich eine formellere Mahnung folgen, die weitere rechtliche Schritte erlaubt, wenn der Schuldner nicht bezahlt.
Spätestens mit Zugang der Mahnung gerät der Schuldner in Zahlungsverzug. Das bedeutet, dass der Gläubiger ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen verlangen kann. Außerdem können im Rahmen des Mahnverfahrens zusätzliche Kosten geltend gemacht werden, etwa für ein beauftragtes Inkassounternehmen, ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine spätere Zwangsvollstreckung.
Übrigens: Auch ohne Mahnung kann Verzug eintreten, zum Beispiel, wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt wurde oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung verstrichen sind. Bei Verbrauchern muss jedoch auf diese automatische Verzugsregelung bereits in der Rechnung hingewiesen worden sein. Fehlt dieser Hinweis, ist eine Mahnung erforderlich, um Verzug auszulösen.
Das Mahnwesen kann im unternehmerischen Alltag schnell zur Belastung werden. Wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten, übernehmen wir von Hansen Inkasso und Forderungsmanagement diese Arbeit für Sie. Zuverlässig, rechtssicher und mit klarer Kommunikation gegenüber Ihren Schuldnern.
Nein, rechtlich ist das nicht zwingend erforderlich. Sie können direkt eine Mahnung schicken, um den Zahlungsverzug zu begründen.
Bei Geschäftskunden spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungseingang. Bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung einen Hinweis auf diese Regelung enthält oder eine Mahnung erfolgt ist.
Offener Betrag, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, klare Zahlungsaufforderung und gegebenenfalls Hinweis auf Verzugszinsen und Mahngebühren.
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