Das professionelle Mahnwesen — oder auch Forderungsmanagement — ist ein Verfahren, das Gläubiger bzw. Unternehmen nutzen, um das geliehene Geld an einen Schuldner wieder einzufordern. Leisten Kunden Zahlungserinnerungen nicht Folge, ist es meist nötig zu mahnen, um mit Nachdruck an die geschuldete Geldsumme zu erinnern.
Es dient Unternehmen zum Erhalt ihrer Liquidität innerhalb des Verwaltungsbereichs. Im Bereich der Rechnungsstellung wird eng mit der Rechtsabteilung zusammengearbeitet. Wie genau das Forderungsmanagement innerhalb einer Firma strukturiert ist, variiert. Mindestens ein Mitarbeiter — meist aus der Buchhaltung — kümmert sich um die Forderung, maximal jedoch eine Abteilung innerhalb eines regionalen Firmenzweigs.
Es empfiehlt sich die erstellte personale Zuordnung für einen reibungslosen Ablauf beizubehalten. Offene Forderungen von Lieferanten, Kunden oder Partnern gilt es auf diese Weise einzutreiben. Das Mahnwesen verhindert, dass finanzielle Engpässe durch offene Rechnungen entstehen. Oftmals kann der Versand der ersten Zahlungserinnerung vor Ablauf des Fälligkeitsdatums helfen, damit ein solches Verfahren nicht zustande kommen muss.
Der Schuldnerverzug nach § 286 BGB, Absatz 1 (Bürgerliches Gesetzbuch) kennzeichnet den Zustand, in den die Schuldner (schulden den Gläubigern Geld) durch die Gläubiger (fordern Schulden ein) versetzt werden können. Ersterer kann durch Mahnungen in Verzug gesetzt werden, wenn die vereinbarte, einredefreie Leistung zum Fälligkeitsdatum nicht erbracht wird.
Unter dem Begriff “einredefrei” wird verstanden, dass kein rechtmäßiger Grund wie etwa eine Verjährung der Schuld vorliegt, der es rechtfertigen würde, den entsprechenden Anspruch eines Gläubigers abzulehnen.
Die in Schuldnerverzug geratene Person muss in jedem Fall durch den Unternehmer aktiv in Verzug gesetzt werden, um einen Schuldnerverzug zu erwirken. Im Bürgerlichen Gesetzbuch ist die Vorgehensweise klar benannt. Zunächst muss eine Mahnung an die in Zahlungsverzug stehende Person gesandt werden (Mahnwesen). Dabei gibt es einen Unterschied zwischen Verbraucher und „Nicht-Verbraucher“, dementsprechend Selbstständigen und Firmen (siehe § 286 Abs. 3 BGB).
Nicht notwendig sind Mahnungen in folgenden Fällen (§ 286, Absatz 2):
Wurde der Schuldnerverzug eingeleitet, bestehen zwei unterschiedliche Möglichkeiten:
Vor der Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens erfolgen zunächst die drei Schritte “Zahlungserinnerung”, “Mahnschreiben” sowie “Inkassoverfahren”. Erst wenn diese Verfahren unwirksam waren, wird das gerichtliche Mahnverfahren eingesetzt.
Bevor eine Entgeltforderung versendet wird, sollte den Schuldner zunächst eine formelle Erinnerung an die Zahlung erreichen, bestenfalls ein paar Tage nach Verzug der Fälligkeit. In dieser schriftlichen Aufforderung wird der Kunde meist ohne Mahngebühr mit einem neuen Fälligkeitsdatum auf die noch offene Zahlung hingewiesen.
Sollte der Kunde nicht auf die Erinnerung an die noch nicht getilgte Rechnung reagieren, ist eine Mahnung notwendig. Diese ist nachdrücklicher formuliert als einfache Zahlungserinnerungen und kann mit Mahnkosten versehen werden. Infolgedessen versenden Gläubiger in der Regel zwei angemahnte Schreiben mit Verzugszinsen und Mahngebühr. Bezahlt der Schuldner auch dann seine Schulden nicht, werden weitere — auch rechtliche — Schritte eingeleitet.
Entgeltforderungen mit Gebühren müssen nicht zwangsläufig per Post verschickt, sondern können auch rechtsgültig über eine E-Mail oder telefonisch übermittelt werden. Sogenannte Rechnungsprogramme machen es möglich das Mahnverfahren ganz simpel online abzuwickeln. Über eine Software erreicht die E-Mail so ganz unkompliziert den Kunden. Der Nachteil des telefonischen bzw. mündlichen Ausspruchs von Mahnungen ist, dass dieser nur schwer vor Gericht nachweisbar ist. Mit einer E-Mail lässt sich ein Nachweis über den Versand von angemahnten Zahlungserinnerungen bewerkstelligen. Einschreiben per Post sind in Extremfällen ratsam. In der Regel reicht ein Online-Mahnverfahren allerdings völlig aus.
Sind auch nach der letzten Mahnung keine Zahlungseingänge zu verzeichnen, wird der Fall an ein Inkasso Büro weitergegeben, welches die Schulden eintreibt. Dieses droht die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens an. Alternativ oder optional kann ein anwaltliches Schreiben oftmals helfen eine Person zur Zahlung zu bewegen.
Dieses Verfahren wird eingesetzt, wenn das außergerichtliche Verfahren erfolglos war. Es ist zeit- und kostenintensiv und nicht in allen Fällen rentabel. Unter Berücksichtigung der Informationen aus dem außergerichtlichen Verfahren ergibt sich wiederum der Mahnbescheid.
Ein Mahnantrag kann auch online ausgefüllt und an das zuständige Gericht geschickt werden. Der Antrag auf Erlass des Mahnverfahrens wird anschließend vom Gericht bearbeitet. Im Verlauf erhält der Kunde einen gerichtlichen Mahnbescheid. Legt dieser keinen Widerspruch ein, erhält der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid zur Zwangsvollstreckung. Ein Gerichtsvollzieher kann diese Vollstreckung schließlich durchführen.
Im Falle eines Widerspruchs durch den Schuldner kann innerhalb des Mahnwesens lediglich ein gerichtliches Klageverfahren in Anspruch genommen werden. Dafür gilt es, einen Anwalt zurate zu ziehen.
Für die Höhe der geforderten Gebühren gibt es keine einheitliche gesetzliche Regelung. Die Kosten sollen allerdings in einem angemessenen Rahmen liegen, da der Kunde gegen die erhobenen Gebühren klagen kann und das Gericht diese, im Falle einer Einstufung als zu hoch, abweisen kann.
Üblicherweise liegen die Mahnkosten zwischen 2,50 € und 5 €. Im weiteren Verlauf können Mahngebühren ab der zweiten Mahnung mit maximal 10 € in Rechnung gestellt werden. Berechnet werden können bei deren Erhebung:
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