Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, können Unternehmen Mahngebühren verlangen. Doch wie hoch dürfen diese Gebühren ausfallen, ab wann sind sie zulässig? In diesem Ratgeber erfahren Sie, was Sie beachten müssen, damit Mahngebühren rechtlich korrekt und fair berechnet werden.
Mahngebühren sind Kosten, die ein Unternehmen einem Kunden berechnen kann, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird. Sie dienen dazu, den administrativen Aufwand und tatsächlich entstandene Kosten auszugleichen, zum Beispiel für das Erstellen und Versenden von Mahnschreiben oder Porto.
Rechtlich basieren Mahngebühren auf § 286 BGB. Danach gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er eine fällige Leistung nicht rechtzeitig erbringt. Die Mahngebühren sollen in diesem Fall Verzugsschäden abdecken und sind daher keine Strafe, sondern eine Kostenerstattung.
Wichtig ist, dass Mahngebühren nur dann erhoben werden dürfen, wenn der Kunde sich bereits im Zahlungsverzug befindet. Sie sollten angemessen sein, also den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln und in der Regel als einheitliche Pauschale pro Mahnung berechnet werden. So bleibt der ursprüngliche Rechnungsbetrag nachvollziehbar und korrekt.
Mahngebühren dürfen nur berechnet werden, wenn der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet. Die Grundlage dafür bildet § 286 BGB.
Der Zahlungsverzug begründet auch die Rechtsgrundlage für Verzugszinsen, nicht jedoch automatisch für einen Versäumniszuschlag. Letzterer muss gesondert vertraglich vereinbart sein.
Mahngebühren sollen den tatsächlich entstandenen Aufwand decken, zum Beispiel für Mahnschreiben oder Porto, und dürfen nicht als pauschale Strafe erhoben werden.
Die Höhe der Mahngebühren lässt sich nicht pauschal festlegen, da es dafür keine klaren gesetzlichen Vorgaben gibt. Grundsätzlich dürfen Mahngebühren nur den tatsächlich entstandenen Aufwand decken, der durch die verspätete Zahlung entsteht.
Zulässige Kosten können beispielsweise sein: Briefpapier, Umschläge und Porto für Mahnschreiben. Kosten für Arbeitszeit oder allgemeine Verwaltungsaufwendungen zählen dagegen nicht zu den erstattungsfähigen Mahnkosten.
Die Höhe der Mahngebühren muss angemessen sein. In der Praxis anerkannte Pauschalen liegen zwischen 2 und 3 Euro pro Mahnung. In Ausnahmefällen können Gerichte auch bis zu 5 Euro anerkennen. Höhere Beträge werden meist abgelehnt, selbst wenn sie in den AGB hinterlegt sind.
Unternehmen sollten im Zweifelsfall in der Lage sein, die Höhe der Mahngebühren detailliert zu begründen.
Hinweis: Mahngebühren können zusätzlich zu Verzugszinsen erhoben werden, müssen aber klar getrennt ausgewiesen werden, um rechtlich korrekt zu sein.
Zwei typische Beispiele zeigen, wie diese Gebühren angemessen und rechtlich korrekt angewendet werden:
Ein Grafikdesigner stellt einem Kunden eine Rechnung über 200 Euro. Nach Ablauf der Zahlungsfrist von 14 Tagen zahlt der Kunde nicht. Der Designer verschickt daraufhin eine Mahnung per Post. Die entstehenden Kosten für Brief, Umschlag und Porto betragen 1,50 Euro. Für diesen Aufwand kann der Unternehmer eine Mahngebühr von 2 Euro berechnen, was im Rahmen der üblichen Rechtsprechung als angemessen gilt.
Ein weiteres Beispiel ist ein Online-Shop, dessen Kunde eine offene Rechnung über 50 Euro nicht bezahlt. Nachdem die erste Mahnung unbeachtet blieb, wird eine zweite Mahnung verschickt. Die Mahngebühr orientiert sich hierbei an den tatsächlich entstandenen Kosten für den Versand. So wird deutlich, dass Mahngebühren nur dann erhoben werden dürfen, wenn sie den Aufwand realistisch widerspiegeln und der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet.
Mahngebühren dürfen nur erhoben werden, wenn der Kunde tatsächlich in Zahlungsverzug ist. Gebühren, die fällig werden, obwohl kein Verzug vorliegt, sind rechtlich unzulässig. Auch überhöhte Pauschalen, die deutlich über den tatsächlichen Kosten für Brief, Porto oder Umschlag liegen, können gerichtlich angefochten werden, selbst wenn sie in den AGB stehen. Mahngebühren müssen zudem transparent auf der Rechnung oder in den AGB ausgewiesen sein.
Mahngebühren und Verzugszinsen werden oft verwechselt, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke.
Mahngebühren sollen den administrativen Aufwand abdecken, der durch eine verspätete Zahlung entsteht, zum Beispiel Kosten für Mahnschreiben, Porto oder Arbeitszeit. Sie werden in der Regel als Pauschale pro Mahnung berechnet und verändern den ursprünglichen Rechnungsbetrag nicht. Dabei müssen Mahngebühren angemessen sein und den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln.
Verzugszinsen dienen als Ausgleich für den finanziellen Nachteil, der dem Gläubiger durch die verspätete Zahlung entsteht. Dazu gehört auch der entgangene Zinsgewinn, den das Geld während der Verzögerung hätte bringen können. Die gesetzliche Grundlage für Verzugszinsen ist § 288 BGB. Für Verbraucher liegt der Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, für Geschäftskunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.
Mahngebühren und Verzugszinsen können gleichzeitig erhoben werden, müssen aber klar getrennt ausgewiesen werden, um rechtlich korrekt zu sein.
Nein, Mahngebühren dürfen erst ab der zweiten Mahnung beziehungsweise wenn der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet, erhoben werden. Eine einfache Zahlungserinnerung gilt noch nicht als Verzug.
Die Berechnung sollte sich am tatsächlich entstandenen Aufwand orientieren, zum Beispiel Kosten für Brief, Umschlag und Porto. Pauschale oder überhöhte Beträge sind rechtlich nicht zulässig.
Ja, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt, können zusätzlich zu den Mahngebühren Inkassogebühren entstehen. Diese müssen klar getrennt ausgewiesen werden und sind erst ab dem Zeitpunkt zulässig, ab dem ein Inkassounternehmen beauftragt wird.
Ja, Mahngebühren dürfen grundsätzlich für jede unbezahlte Rechnung erhoben werden. Auch hier gilt, dass sie angemessen sein und den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln müssen.
Es ist zwar nicht zwingend, aber empfehlenswert, die Möglichkeit zur Erhebung von Mahngebühren transparent in den AGB oder auf der Rechnung zu kommunizieren. Das reduziert Missverständnisse und Streitigkeiten.
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