Mahnung schreiben Vorlage

Kostenlose Mahnungsschreiben als Vorlage zum Download

Sie möchten gerne Mahnungen versenden, wissen aber nicht genau wie? Kein Problem! Mit unseren kostenlosen Mahnungsvorlagen für die Zahlungserinnerung verfassen Sie nicht nur schnelle, sondern auch professionelle Mahnschreiben innerhalb des Forderungsmanagements.

Doch woran liegt es, dass ein Kunde die erbrachte Leistung oder gelieferte Ware nicht fristgerecht bezahlt? Die Ursachen sind ebenso unterschiedlich wie die Kunden selbst:

  • Zahlung schlichtweg vergessen
  • Rechnung verloren
  • Zahlungsschwierigkeiten
  • kurzfristige Liquiditätsprobleme
  • vorsätzliche Betrugsabsicht
  • mutwilliges Hinauszögern einer Zahlung

Inhalt eines Mahnschreibens

Wie mahnen Sie nun richtig? Die Form einer Mahnung ist rechtlich nicht festgelegt und könnte dementsprechend sogar mündlich erfolgen. Für einen Nachweis über die rechtzeitige Überbringung der Mahnungen, den Sie als Gläubiger in einem gerichtlichen Verfahren belegen müssten, empfiehlt sich allerdings die schriftliche Variante. In einer Mahnung sollten Sie den Kunden genauestens über die noch bestehende Forderung in Kenntnis setzen. Das erste Mahnschreiben kann zunächst als Motivation angesehen werden, den ausstehenden Betrag schnellstmöglich zu begleichen.

Mahnschreiben mit höherer Erfolgsquote und ohne Inkassoverfahren? Informieren Sie sich über die finale Mahnung von Hansen-Forderungsmanagement.

Finale Mahnung

Wichtige Informationen zum Mahnwesen

Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, sollten gewisse Informationen in einer Mahnung enthalten sein:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • aktuelles Datum
  • ursprüngliches Fälligkeitsdatum
  • neues Fälligkeitsdatum
  • offener Betrag
  • Bezeichnung der Leistung
  • Lieferscheinnummer/Bestellnummer

Lösen Sie sich unbedingt von Formulierungen wie “umgehend” oder “sofort” und geben Sie das Fälligkeitsdatum auf den Tag genau an. Auf diese Weise vermeiden Sie Interpretationsspielraum, der von Ihren Schuldnern ausgenutzt werden könnte. Ein Zahlungsziel zwischen acht und zehn Tagen zur Wahrung der Frist ist realistisch. Nutzen Sie unsere Muster als Formulierungshilfe oder laden Sie sich die Mahnungsvorlage einfach kostenlos herunter. Da auch heutzutage nicht jedermann Online-Banking nutzt, kann die Beilage eines bereits ausgefüllten Überweisungsträgers den Kunden zu einem schnelleren Zahlungsausgleich bewegen.

Mahnungsvorlage kostenlos zum Download

Bei uns finden Sie kostenlose Muster, die Ihnen als Inspiration für Ihre eigenen Mahnschreiben oder als Vorlage zum direkten Download für Ihre Unterlagen dienen. In diesem Fall müssen lediglich variable Daten ersetzt und an Ihre Kunden angepasst werden.

Vorlage 1. Mahnstufe

Als Unternehmer sind Sie darauf angewiesen, dass Zahlungen pünktlich bezahlt und Fristen eingehalten werden. Mithilfe unserer Vorlage können Sie zeitsparend die erste Mahnung (Zahlungserinnerung) erstellen. Bereits das erste Schreiben kann oftmals zum Erfolg führen, denn oft haben Kunden Rechnungen schlichtweg im Alltagsstress vergessen. Meist erfolgt die Zahlung dann zeitnah nach Ankunft des Erinnerungsschreibens. Die erste Zahlung sollte freundlich formuliert sein, um den Schuldner nicht zu verärgern und die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Bezeichnen Sie die erste Mahnung nicht als Mahnung, sondern als “Zahlungserinnerung”, das nimmt dem Kunden den Druck, weist aber höflich und dennoch bestimmt auf die noch offene Zahlungssumme hin. Legen Sie eine genaue Zahlungsfrist fest, um unnötige Missverständnisse zu vermeiden. Rechtlich gesehen gerät der Kunde in Verzug, sobald er nicht auf die erste Zahlungsaufforderung reagiert. Für das erste Schreiben entstehen diesem noch keine Kosten, ab der zweiten Mahnung sind Mahngebühren fällig.

Download PDF Vorschau 1.Mahnung

Vorlage 2. Mahnstufe

Wurde die Zahlung trotz Zahlungserinnerung nicht geleistet, ist eine weitere Mahnung nötig. In diesem Fall sollten Sie sich darauf einstellen, dass das Eintreiben Ihrer Forderungen problematischer werden könnte. Hat der Kunde schwerwiegende Liquiditätsprobleme, wird sich die Zahlung unabdingbar hinauszögern. Zudem gibt es Schuldner, die absichtlich Zahlungen aufschieben. Eine zweite Mahnung sollte deshalb mit mehr Nachdruck als die erste Mahnung geschrieben sein. Wägen Sie dennoch ab, ob es sich um einen wichtigen Geschäftskunden handelt und versuchen Sie den Grund herauszufinden, weshalb noch kein Zahlungseingang stattfand. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Schuldnern entgegenzukommen, beispielsweise durch die Gewährung eines längeren Aufschubs oder das Anbieten von Ratenzahlungen. Geben Sie in der zweiten Mahnung an, dass bereits eine Mahnung erfolgte und dennoch keine Zahlung eintraf. Kennzeichnen Sie das Schreiben mit der Formulierung “Zweite Mahnung” und weisen Sie auf zusätzliche Kosten und Konsequenzen im Falle des Ausbleibens der Zahlung hin.

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Vorlage 3. Mahnstufe (Letzte Mahnung)

Wenn auch die zweite Mahnung erfolglos war, ist je nach Kundenstruktur eine dritte Mahnung sinnvoll. Diese sollte mit noch mehr Nachdruck als das zweite Schreiben verfasst sein und eine letzte Zahlungsfrist enthalten. Suggerieren Sie dem Schuldner die Ernsthaftigkeit seiner Lage, nämlich dass bei weiterem Zahlungsverzug ein Inkassoverfahren oder gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird – beides verbunden mit hohen Kosten. Wir als Ihr professionelles Inkasso Büro stellen Ihnen gerne die finale Mahnung aus. Auch die Androhung eines SCHUFA Eintrags kann den Schuldner dazu bewegen, die Forderung zu begleichen. In der dritten Mahnung werden die Mahnkosten sowie Verzugszinsen gesondert in Rechnung gestellt. Bestenfalls versenden Sie die dritte Mahnung als Einschreiben oder lassen dem Schuldner den Brief per Gerichtsvollzieher übergeben. Besonders bei großen Beträgen empfiehlt sich die Anwendung dieser Methode.

Download PDF Vorschau 3.Mahnung

Unser Service: Finale Mahnung

Unsere Dienstleistung „finale Mahnung“ bringt nachhaltigen Schwung in Ihr Mahnwesen. Als Dienstleister versenden wir Ihre letzte – die finale – kaufmännische Mahnung für Sie. Mit uns, als Ihrem Abrechnungspartner signalisieren Sie, dass ein professioneller Dienstleister den Fall jetzt übernommen hat.

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