Mahnung schreiben: Vorlagen für die 1., 2. und letzte Mahnung
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Bei uns finden Sie kostenlose Muster, die Ihnen als Inspiration für Ihre eigenen Mahnschreiben oder als Vorlage zum direkten Download für Ihre Unterlagen dienen. In diesem Fall müssen lediglich variable Daten ersetzt und an Ihre Kunden angepasst werden.
Muss ich wirklich dreimal mahnen?
Was rechtlich gilt
Vorweg das Wichtigste, denn hier hält sich ein Mythos hartnäckig: Drei Mahnungen sind rechtlich nicht vorgeschrieben. Nirgends.
- In Verzug gerät Ihr Kunde bereits mit der ersten Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine bestimmte Anzahl von Mahnungen verlangt das Gesetz nicht.
- Bei Rechnungen tritt der Verzug sogar ganz ohne Mahnung ein: spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben.
- Auch die freundliche „Zahlungserinnerung" ist rechtlich bereits eine Mahnung, sobald sie eine eindeutige Zahlungsaufforderung enthält. Auf die Überschrift kommt es nicht an.
Das dreistufige Mahnwesen ist also kaufmännische Gepflogenheit und gelebte Kundenpflege, keine Pflicht. Es hat seinen Wert, denn nicht jeder säumige Kunde soll gleich Post mit Nachdruck bekommen.
Sie sollten nur wissen: Jede zusätzliche Mahnstufe kostet Sie Zeit und Liquidität, und mit jeder Woche sinkt erfahrungsgemäß die Chance auf vollständige Zahlung. Entscheiden Sie deshalb bewusst, wie viele Stufen Sie einem Kunden geben.
Freundlich. Ein Versehen unterstellen, die Kundenbeziehung erhalten.
Das gehört in jede Mahnung
Unabhängig von der Mahnstufe - Ihr Schuldner muss auf einen Blick erkennen können, worum es geht, wie viel offen ist und bis wann er zahlen soll.
Diese Angaben gehören deshalb in jedes Mahnschreiben:
- Ihre vollständigen Absenderdaten
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Bezeichnung der Leistung oder Lieferung, bei Bedarf mit Bestell- oder Lieferscheinnummer
- das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
- der offene Betrag, ab der 2. Mahnstufe transparent aufgeschlüsselt nach Hauptforderung, Zinsen und Kosten
- ein neues, taggenaues Zahlungsziel, nie „umgehend" oder „sofort"
- Bankverbindung mit Verwendungszweck
- das Datum des Schreibens
Zur Form:
Eine Mahnung ist an keine Form gebunden, sie kann per Brief, per E-Mail und theoretisch sogar mündlich erfolgen. Entscheidend ist im Streitfall die Beweisbarkeit des Zugangs.
Deshalb - schriftlich mahnen, und bei größeren Beträgen spätestens die letzte Mahnung per Einwurf-Einschreiben versenden.
Mahngebühren und Verzugszinsen
| was Sie wirklich verlangen dürfen
Hier kursiert viel Halbwissen, deshalb in aller Klarheit:
- Mahnkosten sind Verzugsschaden. Sie können sie nur für Mahnungen verlangen, die nach Verzugseintritt versendet werden. Die Mahnung, die den Verzug überhaupt erst begründet, ist nicht erstattungsfähig.
- Nur tatsächliche Kosten. Erstattungsfähig sind in der Praxis Porto und Material. Pauschale „Mahngebühren" von 5 oder 10 Euro halten einer gerichtlichen Prüfung regelmäßig nicht stand; eigene Personal- und Verwaltungskosten dürfen Sie nicht umlegen.
- Gegenüber Geschäftskunden: 40-Euro-Pauschale. Bei Entgeltforderungen steht Ihnen mit Verzugseintritt eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB), wenn Ihr Schuldner kein Verbraucher ist. Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet, etwa für Inkasso oder Anwalt.
- Verzugszinsen. Gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent, daraus ergeben sich aktuell 6,52 bzw. 10,52 Prozent pro Jahr.
Achtung: Den Basiszinssatz halbjährlich prüfen (jeweils zum 1. Januar und 1. Juli, Quelle: bundesbank.de). Die Bundesbank kann den Basiszins halbjährlich anpassen.
Mahnstufe 1
| Die Zahlungserinnerung
Die erste Stufe ist Beziehungspflege. In den meisten Fällen ist die offene Rechnung schlicht untergegangen: Urlaub, Krankheit, ein voller Posteingang. Unterstellen Sie deshalb ein Versehen und formulieren Sie freundlich. Ihr Kunde soll zahlen und Kunde bleiben.
Zwei Dinge sollten Sie trotzdem wissen. Erstens: Auch die Zahlungserinnerung setzt Ihren Kunden rechtlich in Verzug, wenn sie eine klare Zahlungsaufforderung enthält und die Forderung fällig ist. Der freundliche Titel ist Psychologie, keine juristische Kategorie. Zweitens: Verzichten Sie auf Formulierungen wie „umgehend" oder „sofort". Nennen Sie ein taggenaues Datum, sonst hat Ihre Frist keinen greifbaren Endpunkt. Mahngebühren berechnen Sie auf dieser Stufe nicht.
So klingt unsere Vorlage:
„Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-1234 vom 12.06.2026 über 1.480,00 Euro war am 26.06.2026 zur Zahlung fällig. Ein Zahlungseingang ist bei uns bis heute nicht verzeichnet. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum 04.08.2026 auf das folgende Konto zu überweisen …"
Mahnstufe 2
| Die Mahnung mit Nachdruck
Bleibt die Erinnerung ohne Wirkung, ändern sich Ton und Klarheit. Nennen Sie das Schreiben jetzt ausdrücklich „Mahnung", verweisen Sie mit Datum auf die Zahlungserinnerung und stellen Sie fest, dass sich Ihr Kunde in Zahlungsverzug befindet. Setzen Sie ein neues taggenaues Zahlungsziel, in der Praxis haben sich sieben bis zehn Tage bewährt.
Ab jetzt dürfen Sie Verzugsfolgen geltend machen: Verzugszinsen sowie Ihre tatsächlichen Mahnkosten, also Porto und Material. Gegenüber Geschäftskunden kommt die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu. Schlüsseln Sie den Gesamtbetrag im Schreiben transparent auf, das erspart Rückfragen und wirkt professionell. Sachlich bleiben, nicht drohen: Der Hinweis, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Kosten entstehen, genügt an dieser Stelle.
So klingt unsere Vorlage:
„Auf unsere Zahlungserinnerung vom 04.08.2026 haben wir bislang weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung von Ihnen erhalten. Unsere Rechnung Nr. 2026-1234 vom 12.06.2026 über 1.480,00 Euro war am 26.06.2026 fällig. Sie befinden sich damit in Zahlungsverzug. Wir fordern Sie auf, den offenen Gesamtbetrag von 1.524,80 Euro bis zum 14.08.2026 zu überweisen …"
Mahnstufe 3
| Die letzte Mahnung vor dem Inkasso
Die letzte Mahnung hat genau eine Aufgabe: unmissverständlich klarmachen, dass dies die letzte Gelegenheit ist, die Sache zwischen Ihnen zu regeln. Setzen Sie eine letzte taggenaue Frist und kündigen Sie konkret an, was nach Fristablauf passiert: Übergabe an ein Inkassounternehmen oder Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens, jeweils mit zusätzlichen Kosten zulasten des Schuldners.
Ein Rat aus unserer Praxis: Verzichten Sie auf pauschale SCHUFA-Drohungen. Die Rechtsprechung hat solchen Hinweisen enge Grenzen gesetzt (BGH, Urteil vom 19.03.2015, I ZR 157/13); wer die Voraussetzungen nicht erfüllt, riskiert Abmahnungen und Schadensersatzforderungen. Nötig ist die Drohung ohnehin nicht: Die konkrete Ankündigung der Inkasso-Übergabe wirkt stärker, weil sie sofort umsetzbar ist. Und falls Ihr Kunde schlicht nicht zahlen kann: Bieten Sie das Gespräch an. Eine Ratenzahlung ist besser als ein Totalausfall.
So klingt unsere Vorlage:
„Sollte der Betrag bis zum 28.08.2026 nicht bei uns eingegangen sein, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung an ein Inkassounternehmen übergeben. Damit entstehen erhebliche zusätzliche Kosten, die Sie zu tragen haben …"
Ab hier übernehmen wir:
| Die finale Mahnung
Wenn zwei Schreiben von Ihnen nichts bewirkt haben, wird ein drittes vom selben Absender selten etwas ändern. Was wirkt, ist der Wechsel des Absenders: Wir versenden Ihre letzte kaufmännische Mahnung als Inkassounternehmen, und Ihr Kunde versteht, dass die nächste Stufe keine Ankündigung mehr ist, sondern Vollzug. Sie geben den Fall ab, wir kümmern uns, und in vielen Fällen ist die Sache damit erledigt, bevor sie teuer wird.
Häufige Fragen zum Thema Mahnung
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl. Rechtlich genügt eine Mahnung nach Fälligkeit; bei Rechnungen tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang automatisch ein, gegenüber Verbrauchern allerdings nur mit entsprechendem Hinweis auf der Rechnung. Das übliche dreistufige Mahnwesen ist Brauch und Kundenpflege, keine Pflicht.
Ja. Sobald das Schreiben eine eindeutige Aufforderung enthält, eine fällige Forderung zu zahlen, ist es eine Mahnung im Sinne des § 286 BGB. Auf die Überschrift kommt es nicht an.
Nur Ihre tatsächlichen Kosten, in der Praxis Porto und Material, und nur für Mahnungen nach Verzugseintritt. Pauschalen von 5 oder 10 Euro sind rechtlich angreifbar. Gegenüber Geschäftskunden können Sie zusätzlich die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB ansetzen.
Ja, Mahnungen sind formfrei. Im Streitfall müssen Sie allerdings den Zugang beweisen können. Für wichtige Mahnstufen empfiehlt sich deshalb der Briefweg, für die letzte Mahnung das Einwurf-Einschreiben.
Für den Verzugseintritt ist eine Frist nicht erforderlich. Sinnvoll ist sie trotzdem: Ein taggenaues Datum schafft einen klaren Endpunkt, auf den Sie sich später berufen können. Vermeiden Sie Formulierungen wie „umgehend" oder „sofort".
Dann haben Sie zwei Wege: die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder das gerichtliche Mahnverfahren. In beiden Fällen trägt der Schuldner im Verzug grundsätzlich die zusätzlichen Kosten; die erstattungsfähigen Inkassokosten sind gesetzlich begrenzt (§ 13e RDG).
Das hängt vom Einzelfall ab, unter anderem von Forderungshöhe und davon, ob die Forderung bestritten ist. Befindet sich Ihr Kunde in Verzug, muss er die Inkassokosten im Regelfall als Verzugsschaden erstatten. Fordern Sie ein kostenloses Angebot an, dann rechnen wir Ihnen Ihren Fall konkret vor.
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