Zahlungsaufforderung erklärt: Das müssen Sie wissen

In diesem Artikel erfahren Sie, worum es sich bei einer Zahlungsaufforderung handelt, was der Unterschied zu einer Mahnung ist und was Sie bei einer Zahlungsaufforderung beachten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Zahlungsaufforderung setzt Schuldner in Verzug (§ 286 BGB).
• Sie entspricht rechtlich einer Mahnung, ist aber höflicher formuliert.
• Es gibt keine vorgeschriebene Form, aber schriftliche Zahlungsaufforderungen sind gängiger und besser nachweisbar.
• Wichtige Angaben: Daten des Schuldners, fälliger Betrag, Zahlungsfrist, Bankverbindung, eventuelle Verzugszinsen.
• Bei trotz Zahlungserinnerung ausbleibender Zahlung folgen weitere Mahnungen und ggf. gerichtliche Schritte.

Definition: Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Eine Zahlungsaufforderung, auch Zahlungserinnerung genannt, ist gemäß § 286 Abs. 1 BGB eine Mahnung. Sie dient dazu, auf eine noch offene Forderung hinzuweisen. Der Schuldner wird durch eine Zahlungsaufforderung also in den sogenannten Zahlungsverzug gesetzt. Der Gläubiger kann damit nach § 288 BGB Verzugszinsen verlangen und ggf. einen Verzugsschaden geltend machen.

Zahlungsaufforderung und Mahnung: Was ist der Unterschied?

Rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen einem Mahnschreiben und einer Zahlungsaufforderung. Die Wirkung auf den Empfänger ist jedoch unterschiedlich: Eine Zahlungsaufforderung ist in der Regel höflicher formuliert und geht davon aus, dass der Schuldner die Zahlung versehentlich vergessen hat. Eine Mahnung hingegen ist förmlicher und weist in den meisten Fällen klar darauf hin, dass Verzugszinsen oder die Einschaltung eines Inkassounternehmens drohen können.

Zahlungsaufforderung schreiben: Form und Inhalt

Für eine Zahlungsaufforderung gibt es keine feste Form. Sie können Ihre Schuldner also sowohl schriftlich als auch mündlich zur Begleichung offener Zahlungen auffordern. In der Praxis hat sich jedoch die schriftliche Zahlungsaufforderung, per Brief oder E-Mail, bewährt, da sie im Zweifelsfall leichter nachweisbar ist, falls der Schuldner den Zugang bestreitet. Achten Sie unbedingt darauf, dass alle relevanten Angaben enthalten sind.

Folgende Angaben empfehlen wir:

• Name und Anschrift des Schuldners
• Ihr Name und Ihre Anschrift (Gläubiger)
• Zeitpunkt der Ausstellung der Mahnung/Zahlungsaufforderung
• Titel/Betreffzeile
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Gläubigers
• Kundennummer
• Rechnungsnummer
• Hinweis auf Zahlungsverzug
• Neues Zahlungsziel und die Zahlungsfrist
• Eventuelle Mahngebühren und Verzugszinsen
• Ausstehende Summe
• Ihre Bankverbindung

Muster und Vorlagen für die Formulierung

Nachfolgend haben wir Ihnen zwei verschiedenen Musterschreiben für die Zahlungserinnerung zusammengestellt.

Muster 1: Freundliche Zahlungsaufforderung

Betreff: Erinnerung: Offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Hallo [Name des Empfängers],

ich wollte Sie kurz daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro noch offen ist. Ursprünglich war sie bis zum [Zahlungsziel] fällig.

Können Sie den Betrag bitte bis [neues Zahlungsziel] überweisen? Falls die Zahlung schon unterwegs ist, brauchen Sie nichts weiter zu tun.

Falls Sie dazu Fragen haben, melden Sie sich einfach. Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Viele Grüße

[Ihr Name]

[Firma]

Muster 2: Förmliche Zahlungsaufforderung

Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro ist noch nicht beglichen. Der Betrag war bis zum [ursprüngliches Zahlungsziel] fällig.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens [neues Zahlungsziel] auf folgendes Konto:

Kontodaten:
[Bankname]

[IBAN]

[BIC]

Sollte der Betrag bereits beglichen sein, ignorieren Sie dieses Schreiben. Andernfalls behalten wir uns vor, weitere Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Firma]

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Wann wird eine Zahlungsaufforderung am besten verschickt?

Die Rechnungsstellung ist immer mit einer Zahlungsfrist verbunden. Sobald diese Frist verstrichen ist, können und sollten Sie eine Zahlungsaufforderung versenden. Sie sollten grundsätzlich zügig bei ausstehenden Forderungen handeln, um Ihre Liquidität nicht unnötig zu belasten. Wenn Ihr Schuldner nicht auf die Erinnerung reagiert, sollten Sie weitere Mahnungen versenden und falls notwendig, weitere Schritte einleiten.

In welcher Form muss eine Zahlungsaufforderung versendet werden?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Vorschriften dafür, wie eine Zahlungsaufforderung und auch Mahnung zu erfolgen hat. Sie müssen diese als nicht auf dem Postweg versenden, sondern können eine Zahlungsaufforderung auch per E-Mail verschicken oder telefonisch aussprechen. In der Regel ist jedoch die schriftliche Form empfehlenswert, da Sie hier direkt einen Nachweis haben.

Wie geht es nach der Zahlungsaufforderung weiter?

Wenn die Zahlungsaufforderung erfolglos bleibt und Ihr Schuldner weiterhin die offene Forderung nicht bezahlt, können Sie weitere Mahnungen versenden. Sollte auch dies nicht zum Erfolg führen, können Sie sich externe Unterstützung holen, beispielsweise durch ein Inkassounternehmen. Dieses kümmert sich für Sie um den gesamten Mahnprozess und leitet, falls notwendig, auch ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Auf diese Weise kann die Forderung tituliert und damit eine Zwangsvollstreckung eingeleitet werden.

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Häufige Fragen und Antworten

Warum sind Zahlungsaufforderungen wichtig?

Zahlungsaufforderungen sind wichtig, um offene Rechnungen schnell zu klären und den Schuldner an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Sie setzen den Schuldner in Verzug, sodass der Gläubiger Verzugszinsen und gegebenenfalls auch Schadenersatz verlangen kann. Eine rechtzeitige und freundliche Zahlungsaufforderung kann helfen, den offenen Betrag zu begleichen, ohne dass weitere Mahnungen oder rechtliche Schritte notwendig werden.

Wann sollte nach der Zahlungsaufforderung eine weitere Mahnung erfolgen?

Wenn die Zahlungsaufforderung erfolglos bleibt und der Schuldner auch innerhalb der gesetzten Frist nicht zahlt, sollte eine weitere Mahnung zeitnah erfolgen. In der Regel empfiehlt es sich, eine zweite Mahnung etwa 7 bis 14 Tage nach der ersten Aufforderung zu versenden. So bleibt genug Zeit für die Begleichung der Forderung, aber der Gläubiger zeigt gleichzeitig, dass er bei ausbleibender Zahlung weitere Schritte einleiten wird.

Kann man eine Zahlungsaufforderung auch ohne Rechnung erstellen?

Eine Zahlungsaufforderung ist in der Regel nur mit einer Rechnung gültig. Die Rechnung dient als Nachweis, dass eine Leistung erbracht wurde und eine Zahlung fällig ist. Ohne eine Rechnung oder ein vergleichbares Dokument (wie einen Vertrag) kann eine Zahlungsaufforderung rechtlich problematisch sein, da der Schuldner die Forderung möglicherweise anfechten könnte. Für Unternehmen ist es daher wichtig, Rechnungen korrekt auszustellen und sicherzustellen, dass diese dem Kunden ordnungsgemäß zugehen, bevor eine Zahlungsaufforderung versendet wird.