Häufen sich Rechnungen, die von Kunden nicht bezahlt werden, kann das für Unternehmen schnell zum Verhängnis werden und sich negativ auf die finanzielle Liquidität auswirken.
In diesem Beitrag erfahren Sie daher, wie Sie richtig reagieren, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt und welche Rechte Sie in diesem Fall haben.
Es kann verschiedene Gründe haben, warum ein Kunde seine Rechnung nicht sofort begleicht und somit in Verzug gerät. Versuchen Sie zunächst, den Grund herauszufinden, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten und möglicherweise die Kundenbeziehung unnötig gefährden.
Teilt der Kunde auf Nachfrage den Grund für den Zahlungsverzug mit, kann gegebenenfalls eine Ratenzahlung vereinbart werden. Das Zahlungsziel sollte dennoch so schnell wie möglich erreicht werden.
Ein Grund für unbezahlte Rechnung kann sein, dass der Kunde mit den in Rechnung gestellten Dienstleistungen oder dem Produkt nicht zufrieden ist oder schlichtweg mit der Rechnung nicht einverstanden ist.
Ist die Rechnung fehlerhaft, berichtigen Sie diese. Bei berechtigten Mängeln am Produkt oder der Dienstleistung können Sie Ihrem Kunden entgegenkommen und eine Rückerstattung anbieten.
Möglicherweise ist auch ein Fehler bei der Überweisung Schuld daran, dass das Geld noch nicht auf Ihrem Konto angekommen ist.
Reagiert der Kunde nicht auf eine gestellte Rechnung, kann dies auch daran liegen, dass der Kunde gar keine Rechnung erhalten hat oder die Rechnung nicht beim Kunden angekommen ist. Prüfen Sie, ob Sie die Rechnung tatsächlich an den Kunden geschickt haben und suchen Sie das Gespräch.
Möglicherweise hat Ihr Kunde schlichtweg vergessen, die Rechnung zu bezahlen. In so einem Fall reicht meist eine einfache Erinnerung an die noch ausstehende Zahlung aus.
Ein weiterer möglicher Grund, warum der Kunde nicht zahlt, ist, dass er gerade nicht liquide ist. Die Rechnung kann also aus Geldmangel nicht bezahlt werden. In solch einem Fall können Sie beispielsweise eine Ratenzahlung vereinbaren, so dass der Kunde seine offene Rechnung über einen längeren Zeitraum hinweg mit kleineren Beträgen begleicht. Alternativ können Sie einen Zahlungsaufschub gewähren.
Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht, sollten Sie möglichst schnell handeln und die ausstehende Zahlung einfordern. Dafür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen.
Tipp: Bevor Sie Ihren Kunden wegen der nicht bezahlten Rechnung kontaktieren und eventuell rechtliche Schritte einleiten, sollten Sie zunächst prüfen, ob auf Ihrer Seite alle Prozesse korrekt abgelaufen sind und Sie Ihre Rechnung auch tatsächlich an den Kunden versandt haben.
Im ersten Schritt sollten Sie, wie bereits erwähnt, Ihren säumigen Kunden an die offene Rechnung erinnern, da er möglicherweise schlicht vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen.
Weisen Sie dazu auf die offene Rechnung hin und merken Sie an, dass sich Ihr Kunde im Zahlungsverzug befindet. Im Idealfall setzen Sie direkt ein neues Zahlungsziel.
Hinweis: Eine Zahlungserinnerung hat rechtlich gesehen den gleichen Stellenwert wie eine Mahnung.
Hat ein Kunde trotz Zahlungserinnerung seine Rechnung immer noch nicht bezahlt, können Sie ein außergerichtliches Mahnverfahren einleiten und Ihrem Kunden eine Mahnung schicken. In der Regel besteht dieses Mahnverfahren aus drei Stufen, bevor Sie nach der finalen Mahnung weitere rechtliche Schritte einleiten.
Schildern Sie in Ihrem Mahnschreiben sachlich die Dringlichkeit der Zahlung. Da Ihr Kunde im Zahlungsverzug steht, können Sie Mahngebühren bzw. Verzugszinsen berechnen.
Tipp: Bei uns finden Sie neben einer Anleitung für das richtige Mahnen auch ein kostenloses Muster für das Schreiben einer Mahnung.
Zahlt Ihr Kunde trotz Mahnung nicht, ist der nächste Schritt die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Hierzu müssen Sie einen offiziellen Mahnvordruck ausfüllen und an das zuständige Mahngericht senden. Dieses prüft den Mahnbescheid und schickt diesen dann an Ihren Kunden.
Wenn Ihr Kunde die Rechnung nicht begleicht und auch keinen Widerspruch einlegt, kann letztendlich ein Gerichtsvollzieher beauftragt werden. Widerspricht Ihr Kunde, dann kommt es zu einer Gerichtsverhandlung, bei der das Gericht einen Vollstreckungsbescheid erteilen kann.
Wenn es sich tatsächlich um Betrug handelt, sollten Sie gegen Ihren Schuldner eine Strafanzeige erstatten.
Wichtig: Das gilt nur für den Fall, dass es sich um wirklichen Betrug handelt. Diesen sollten Sie gemäß § 263 StGB zudem eindeutig nachweisen können.
Ohne den professionellen Beistand eines Inkassounternehmens ist es oft schwer, ruhig zu bleiben, wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht bezahlen.
Übertragen Sie die Aufgaben der Kommunikation mit den Kunden an unsere Experten. So erhalten Sie schnell professionelle Unterstützung. Zudem sind wir als Inkassounternehmen geübt darin, Forderungen erfolgreich einzutreiben.
Gehen Sie zuerst den Schritt zu Ihrem Inkassoberater, bevor womöglich ein langer Prozess bei Gericht voreilig in Gang gesetzt wird. Ein Inkasso-Berater nimmt Ihnen die Arbeit ab, sodass Sie sich auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren können und keine Arbeitszeit in das Mahnverfahren investieren müssen.
Ausbleibende Zahlungen können sich summieren und Sie als Gläubiger somit in erhebliche Schwierigkeiten bringen und Ihre Existenz bedrohen. Sobald eine Person oder eine Firma in Zahlungsverzug ist, muss deswegen gehandelt werden. Ansonsten droht Ihrem Unternehmen:
Hinweis: Um dem Risiko entgegenzuwirken, ist es dem Gläubiger erlaubt, gemäß § 288 BGB Verzugszinsen geltend zu machen.
Mit unserem Inkasso-Service treiben wir Ihre offenen Forderungen für Sie ein. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um offene Fragen zu klären oder sich einfach unverbindlich zum Thema Inkasso beraten zu lassen. Wir freuen uns auf Sie!
Bevor eine geschäftliche Beziehung eingegangen wird, muss überprüft werden, ob die andere Partei theoretisch in der finanziellen Lage ist, die Rechnung zu begleichen. Sind die Zahlungsfristen bei langjährigen Kunden und Neukunden gleich? Wird eine Anzahlung geleistet? Wie ist die Zahlungsart? Zudem kann mithilfe von Wirtschafts- und Bonitätsauskünften dafür gesorgt werden, dass keine steuerlichen Nachteile durch Zahlungsverzüge entstehen.
Um sich vor ausbleibenden Zahlungen zu schützen, kann eine Kreditversicherung abgeschlossen werden. Damit werden Forderungen versichert, die den Gegenstand der unbezahlten Rechnungen beinhalten. Andere Bezeichnungen sind Schuldner- oder Forderungsversicherung. Häufen sich die Fälle, in denen die Kunden in ihrer Position als Schuldner keine Rechnungen begleichen, kann eine Versicherung existenzsichernd sein.
Sie wissen nicht, was Sie als Nächstes tun sollen, wenn Ihr Kunde die Rechnung nicht zahlt? Wir stehen Ihnen für alle Fragen zur Verfügung. Wenn Sie keinen Überblick mehr über die Zahlungen haben, können wir gerne die Zahlungsüberwachung für Sie übernehmen. Was passiert, wenn der Kunde einfach nicht zahlen will, trotz mehrfacher Bemühungen? Wie kommen Sie an Ihre Forderungen? All diese Informationen erhalten Sie von unseren Experten.
Ein Zahlungsverzug liegt nach § 286 Abs. (3) BGB dann vor, wenn die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen überschritten wurde. Haben Sie vertraglich einen anderen Zahlungstermin vereinbart, liegt ein Zahlungsverzug vor, sobald dieser überschritten wurde.
Wenn ein Kunde offene Forderungen nicht begleicht, sollten Sie zunächst das persönliche Gespräch suchen, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten. Neben der Zahlungserinnerung steht haben Sie die Möglichkeit ein außergerichtliches Mahnverfahren einzuleiten und danach gerichtlich gegen Ihren Schuldner vorzugehen
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