Offene Rechnung: Das können Sie tun

Offene Rechnungen sind Rechnung, die zwar ausgestellt, aber von einem Kunden noch nicht beglichen wurden. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Gründe es für offene Rechnungen gibt und was Sie tun können, wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen.

Das Wichtigste in Kürze

• Gründe für offene Rechnungen: Zahlungsverzögerungen entstehen oft durch finanzielle Engpässe, vergessene Zahlungen oder Unzufriedenheit mit der Lieferung.
• Folgen für Ihr Unternehmen: Offene Rechnungen können zusätzlichen Aufwand verursachen, den Cashflow belasten und das Risiko von Forderungsausfällen erhöhen.
• Maßnahmen bei offenen Rechnungen: Versenden Sie zunächst eine Zahlungserinnerung und Mahnungen. Wenn der Erfolg ausbleibt, sollten Sie sich ggf. externe Hilfe in Form eines Inkassounternehmens suchen.
• Verjährung von Forderungen: Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, daher ist es wichtig, rechtzeitig zu handeln.
• Tipps fürs Forderungsmanagement: Achten Sie auf fehlerfreie Rechnungen, einen pünktlichen Versand und regelmäßige Überprüfung offener Forderungen.

Gründe für offene Rechnungen

Es gibt verschiedene Gründe, warum Kunden offene Rechnungen nicht begleichen. Zu den häufigsten gehören unter anderem:

• Finanzielle Engpässe: Manchmal geraten Kunden in finanzielle Schwierigkeiten, die es ihnen unmöglich machen, Rechnungen fristgerecht zu bezahlen.
• Vergesslichkeit: Rechnungen bleiben manchmal unbezahlt, weil Kundinnen und Kunden sie schlichtweg vergessen.
• Fehlerhafte Rechnung: Rechnungsfehler wie fehlerhafte Angaben, Preisabweichungen oder unkorrekte Mengen können dazu führen, dass Kundinnen und Kunden Zahlungen verzögern oder anfechten.
• Unzufriedenheit mit dem Produkt oder der Leistung: Kunden können die Qualität der gelieferten Waren oder Dienstleistungen beanstanden und die Zahlung zurückhalten, bis das Problem gelöst ist.
• Vorsätzliche Nichtzahlung: Kunden könnten die Zahlung von Rechnungen absichtlich vermeiden, weil sie mit dem Produkt oder der Dienstleistung unzufrieden sind oder betrügerische Absichten haben.
• Teilzahlungen: Möglicherweise bezahlen Kunden nur einen Teil der Rechnung, der restliche Betrag bleibt offen.
• Administrative Zahlungsverzögerungen: Verzögerungen bei der Verarbeitung oder Verbuchung von Zahlungen im Buchhaltungssystem können dazu führen, dass Rechnungen offen bleiben.

Unbezahlte Rechnungen und die Auswirkungen für Unternehmen

Offene Rechnungen bringen für den Gläubiger und damit das Unternehmen, welches die Rechnung ausgestellt hat, einige Herausforderungen und Probleme mit sich. Zu diesen gehören unter anderem:

• Hoher Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung offener Rechnungen bringt einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich. Dazu gehört das Versenden von Zahlungserinnerungen, das Aushandeln neuer Zahlungsbedingungen sowie die Bearbeitung von Anfechtungen, was sowohl Zeit als auch Ressourcen bindet
• Verschlechterte Liquidität: Wenn ein erheblicher Teil des Umsatzes in offenen Forderungen steckt, kann dies den Cashflow eines Unternehmens stark belasten. Verzögerte Zahlungen führen nicht nur zu finanziellen Engpässen, sondern erschweren es dem Unternehmen auch, laufende Kosten zu decken oder Investitionen in weiteres Wachstum zu tätigen.
• Risiko eines Forderungsausfalls: Mit offenen Rechnungen steigt das Risiko, dass diese letztlich unbezahlte Forderungen werden. Je länger eine Rechnung offen bleibt, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit eines Forderungsausfalls, was zu erheblichen finanziellen Verlusten führen kann.

Was tun bei offenen Rechnungen

Wenn Sie offene Rechnungen haben, sollten Sie so schnell wie möglich handeln und eine Zahlungserinnerung verschicken bzw. ein Mahnverfahren einleiten, ggf. mit externer Unterstützung durch ein Inkassounternehmen. Nachfolgend finden Sie wichtige Informationen dazu, was Sie dabei beachten sollten.

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Zahlungserinnerung

Zu Beginn sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken. Diese stellt eine erste freundliche Aufforderung zur Zahlung dar. Je nach Kunde kann die Erinnerung in einem lockeren oder formellen Ton verfasst werden.

Mahnungen versenden

Wenn die Zahlungserinnerung keine Wirkung zeigt, sollten Sie formelle Mahnungen verschicken. Der Tonfall sollte hierbei je nach Situation und Kundentyp angepasst werden, um den Druck auf den Schuldner zu erhöhen, ohne das Geschäftsverhältnis unnötig zu belasten.

Inkassounternehmen beauftragen

Wenn die internen Maßnahmen nicht zum Erfolg führen, sollten Sie nicht zögern, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Wir von Hansen Forderungsmanagement bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für das Inkasso.

Wann verjähren offene Forderungen?

Forderungen unterliegen einer gesetzlich festgelegten Verjährungsfrist, die es zu beachten gilt. In der Regel beträgt die Verjährungsfrist für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen drei Jahre. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung fällig wird und der Gläubiger von der Forderung sowie dem Schuldner Kenntnis erlangt hat.

Es ist wichtig, die Frist nicht zu überschreiten, da nach Ablauf der Verjährungsfrist die Forderung nicht mehr rechtlich durchsetzbar ist. In bestimmten Fällen kann die Verjährung unterbrochen oder gehemmt werden, zum Beispiel durch die Einleitung eines Mahnverfahrens. Um den Verlust Ihrer Ansprüche zu vermeiden, sollten Sie daher rechtzeitig handeln und die Verjährungsfrist im Blick behalten.

Tipps für effektives Forderungsmanagement

Ein effektives Forderungsmanagement ist essenziell für Unternehmen und Selbstständige. Wenn Sie einige grundlegende Aspekte beachten, behalten Sie leichter den Überblick und können offene Forderungen gezielt eintreiben. Unsere Tipps für Sie:

• Genaue und korrekte Rechnungen ausstellen: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen fehlerfrei und vollständig sind, um Missverständnisse und Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.
• Klare Zahlungsbedingungen festlegen: Definieren Sie unmissverständlich das Zahlungsziel und die Konditionen, damit der Kunde genau weiß, wann und wie er zahlen muss.
• Pünktlicher Versand der Rechnungen: Versenden Sie Rechnungen zeitnah nach der Lieferung oder Leistung, um die Zahlung so schnell wie möglich anzustoßen.
• Software und moderne Technologie einsetzen: Nutzen Sie Tools und Softwarelösungen, um Rechnungen automatisch zu erstellen, zu verwalten und den Zahlungsstatus zu überwachen, was den Prozess effizienter gestaltet.
• Regelmäßige Kontrolle: Überprüfen Sie regelmäßig den Stand Ihrer offenen Forderungen, um frühzeitig auf mögliche Zahlungsausfälle reagieren zu können.
• Anfechtungen von Zahlungen umgehend bearbeiten: Bearbeiten Sie Einwände oder Streitigkeiten schnell und professionell, um den Zahlungseingang nicht unnötig zu verzögern.
• Forderungsmanagement ggf. auslagern: Erwägen Sie das Forderungsmanagement an externe Experten auszulagern, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und professionelle Unterstützung bei schwierigen Fällen zu erhalten.

Hansen Inkasso und Forderungsmanagement – Wir unterstützen Sie gern

Wir von Hansen Inkasso und Forderungsmanagement stehen Ihnen als erfahrene Experten zur Seite, wenn es darum geht, offene Forderungen effizient und professionell zu managen. Ob Inkasso oder komplettes Forderungsmanagement – wir kümmern uns um alles, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch.

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Häufige Fragen und Antworten

Was ist eine offene Rechnung?

Eine offene Rechnung ist eine Forderung, die nicht innerhalb der vertraglich oder gesetzlich festgelegten Frist beglichen wurde, sei es von einem B2B- oder B2C-Kunden. Fehlt auf der Rechnung ein Zahlungsziel, legt der Gesetzgeber eine Frist von 30 Tagen fest. Wird die Rechnung also nicht innerhalb des vereinbarten oder gesetzlichen Zeitrahmens bezahlt, gilt sie als offen.

Was ist der Unterschied zwischen dem vorgerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahren?

Im vorgerichtlichen Mahnverfahren versucht der Gläubiger, die Forderung ohne Gerichtshilfe einzutreiben, meist durch Mahnungen oder ein Inkassounternehmen. Im gerichtlichen Mahnverfahren wird ein Mahnbescheid beim Gericht beantragt, der dem Schuldner zugestellt wird. Bei Widerspruch des Schuldners folgt ein gerichtliches Verfahren zur Klärung der Forderung.

Wie kann ich verhindern, dass es zum Zahlungsverzug kommt und Rechnungen offen bleiben?

Um offene Rechnungen zu vermeiden und eine schnelle Zahlung zu erreichen, sollten Sie klare Zahlungsbedingungen vereinbaren, Rechnungen zeitnah und fehlerfrei verschicken sowie regelmäßig den Zahlungsstatus überprüfen. Auch eine offene Kommunikation mit Ihren Kunden kann helfen, Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden.

Was sollte eine Mahnung beinhalten?

Es ist zwar nicht zwingend erforderlich, eine Mahnung als „Mahnung“ zu kennzeichnen, jedoch kann es sinnvoll sein, dies zu tun, um die Dringlichkeit hervorzuheben. Wichtig ist auch, dass Sie den Schuldner darauf hinweisen, dass bei weiterem Zahlungsverzug zusätzliche Kosten entstehen können. Diese Information erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Forderung vor Ablauf der Frist beglichen wird.

Eine Mahnung sollte zudem stets klar auf eine bestimmte Rechnung verweisen. Geben Sie daher die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie das Datum der Mahnung an. Auch ein neues Zahlungsziel sollte nicht fehlen, um dem Schuldner eine klare Frist zu setzen.