Zeit ist Geld! Dies trifft vor allem dann zu, wenn offene Forderungen auf dem Tisch liegen und sie vom Schuldner fristgerecht eingeholt werden müssen. Daher regelt ein effizientes Forderungsmanagement den reibungslosen Ablauf des Zahlungsverkehrs, um jedem Unternehmen wertvolle Zeit zu sparen.
Erfahren Sie in unserem Artikel, was Forderungsmanagement bedeutet und wie Firmen offene Forderungen verwalten sowie optimal bei ihren Schuldnern durchsetzen. Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, wie die Prozesse eines professionellen Forderungsmanagementsystems geregelt sind und welche präventiven Aufgaben es mit sich bringt.
Das Forderungsmanagement wird auch Debitorenmanagement genannt, denn es regelt den Prozess offener Forderungen von Schuldnern (Debitoren) für bestimmte Leistungen und Lieferungen. Somit gehört es dem Rechnungswesen und der Debitorenbuchhaltung an. Im Finanzwesen ist hingegen der Begriff Kreditmanagement gebräuchlich, allerdings wird hier nicht von Schuldnern, sondern von Kreditoren gesprochen.
Am Forderungsmanagement sind hauptsächlich private Haushalte, Unternehmen, der Staat und ausländische Staaten beteiligt – also Nichtbanken. Es beinhaltet alle wichtigen Schritte von der professionellen Rechnungserstellung über das Mahnwesen bis hin zum Inkasso, um offene Forderungen von Kunden und Geschäftspartnern möglichst zeitnah einzuholen. So können Sie als Gläubiger Zahlungsausfälle optimal vermeiden und die eigene Liquidität rund um die Uhr erhöhen.
Für ein effektives Forderungsmanagement werden verwaltungstechnische Abläufe optimiert, die Zahlungsausfälle und -verzögerungen entgegenwirken sollen. Präventive Maßnahmen sind beispielsweise:
Lastschriftverfahren, Abschlagszahlung oder per Kredit? Neben den angebotenen Bezahlmethoden wird im Forderungsmanagement auch ein Zahlungstermin vereinbart sowie die konkrete Vertragsgestaltung durchgeführt. Dabei halten verschiedene Zahlungsmöglichkeiten die Zahlungsmoral der Kundschaft hoch, da sie ihre Schulden flexibler begleichen können. Für diesen Schritt wird eine Rechnung erstellt, die wichtige Zahlen, Daten und Fakten des Geschäftsvorgangs enthält. Zu den Pflichtangaben zählen zum Beispiel:
Die Rechnungsstellung wird auch Fakturierung (lat. factura = “Rechnung”) genannt und bei einem Geschäftsvorgang als Vor- oder Nachfakturierung bezeichnet. Bei der Vorfakturierung erhält der Kunde die Rechnung, bevor die Ware ausgeliefert wird, während bei der Nachfakturierung Rechnung und Ware zugleich verschickt werden. Die Rechnung stellt einen Beleg dar, auf dem Umsatz- und Mehrwertsteuer enthalten sein müssen, sodass das Finanzamt den Zahlungsverkehr eines Unternehmens zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen kann. Zudem ist die Rechnung eine wichtige Grundlage, um eine erste Mahnung bei nicht-fristgerechter Zahlung zu begründen.
Sollten Geschäftspartner und Kunden ihre offenen Zahlungen nicht bis zum vereinbarten Zahlungstermin begleichen, wird eine erste Zahlungserinnerung ausgestellt. Im Mahnwesen geschieht dies innerhalb eines außergerichtlichen Mahnverfahrens, um Schuldnern zeitlich entgegenzukommen. Falls dieser Schritt keine Wirkung zeigt, erhält der Kunde eine erste Mahnung, die häufig mit Mahnkosten und Verzugszinsen verbunden ist. Mit der finalen Mahnung wird eine letzte Chance erteilt, um bei einer ausstehenden Zahlung außergerichtlich vorzugehen.
Die erste, zweite und dritte Mahnung waren erfolglos? Ziehen Sie nach der finalen Mahnung einen Schlussstrich, um Ihren Zahlungsverkehr zu beschleunigen. Andernfalls kann die Zahlungsmoral der Kundschaft sinken, wenn Unternehmen nicht unter Beweis stellen, dass sie auch vor rechtlichen Konsequenzen nicht zurückschrecken.
Beim gerichtlichen Mahnverfahren erhält der Schuldner einen gerichtlichen Mahnbescheid, der – ohne seinen Widerspruch oder eine mündliche Vereinbarung – zu einem Vollstreckungsbescheid führt. Ohne weiteren Einspruch und weiterer mündlicher Vereinbarung für die betroffene Forderung darf ein Vollstreckungsbeamter dann innerhalb einer Zwangsvollstreckung bestimmte Vermögensanteile des Schuldners pfänden. Sollte dies ebenso erfolglos bleiben, kann der Gläubiger eine eidesstattliche Versicherung (auch Vermögensauskunft) vom Schuldner verlangen.
Wichtig: Ein gerichtliches Mahnverfahren sollte erst eingeleitet werden, wenn offene Zahlungen durch außergerichtliche Maßnahmen nicht greifen.
Ein professionelles Forderungsmanagement sollte stets die Bedürfnisse und Probleme beider Seiten im Auge behalten – sowohl des Gläubigers als auch des Schuldners. So ist die zuverlässige und verständnisvolle Kundenkommunikation das A und O für jedes Unternehmen, das sein Geschäft langfristig und erfolgreich ausbauen möchte. Achten Sie aber auch auf die fünf folgenden Hürden, die ein hochqualitatives Forderungsmanagement überschreitet:
Ein effizientes Forderungsmanagement beinhaltet die Verwaltung von offenen Forderungen, dem Mahnwesen sowie dem Inkasso, um Zahlungsausfälle nicht nur zu vermeiden, sondern die Liquidität des Unternehmens schnell und langfristig zu erhöhen. Optimierte verwaltungstechnische Abläufe wie Bonitätsprüfungen, Zahlungsüberwachung und Fakturierung beschleunigen diesen Prozess, während Sie auch unter hohem Konkurrenzdruck und in der Digitalisierung wettbewerbsfähig bleiben. So geben Sie Ihrer Kundschaft einfach zu verstehen, wann der letzte Groschen gefallen ist.
Bevor der Schuldner die erste Mahnung erhält, bekommt er eine Zahlungserinnerung. Bis zum Beginn eines möglichen gerichtlichen Mahnverfahrens können für ein bestimmtes Zahlungsziel in der Regel bis zu drei Mahnungen folgen.
Eine individuell vereinbarte Zahlungsmöglichkeit wie zum Beispiel die Ratenzahlung erlaubt es, offene Forderungen in kleineren Teilbereichen über einen längeren Zeitraum zu begleichen. Zudem sind Vorauszahlungen bei neuer Kundschaft oder bei Personen mit schlechter Bonität von Vorteil. Unternehmen können auch ein Inkassobüro beauftragen, das sich um das gesamte Forderungsmanagement im Nu kümmert.
Sollte die Forderungsmanagement-Strategie eines Unternehmens nicht aufgehen, müssen Geschäftsführer mit Liquiditätsproblemen, finanziellen Engpässen sowie Zeit- und Ressourcenverlusten rechnen. In besonders schwierigen Fällen kann sich auch ein schlechtes Image durch Rechtsstreitigkeiten ergeben.
Im Zuge des sprachlichen Genderns geben wir unser Bestes die neutrale Form in unseren Texten zu wählen. Sollte dies den Lesefluss unserer Texte erschweren, nutzen wir das generische Maskulin lediglich als Sprachmittel. Uns ist wichtig zu kommunizieren, dass wir stets alle Menschen (w/m/d) in unsere Texte miteinschließen.
