Forderungsaufstellung

Eine fundierte Forderungsaufstellung ist von großer Bedeutung für ein effektives Forderungsmanagement und eine hohe finanzielle Stabilität im Unternehmen. Für eine rechtlich glaubwürdige Aufstellung aller Forderungen (Debitoren) muss daher jeder “offene Posten” aus einer aktuellen Geschäftsbeziehung in eine Liste eingetragen werden.

Was ist eine Forderungsaufstellung?

Die Forderungsaufstellung ist eine umfassende chronologische Liste der ausstehenden Forderungen eines Unternehmens gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern. Sie dient dazu, den Überblick über offene Rechnungen und ausstehende Zahlungen sowie angefallener Zinsen zu behalten. Eine professionell erstellte und detaillierte Aufstellung ermöglicht es Unternehmen, ihre finanziellen Interessen zu schützen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.

Rechtliche Aspekte einer Forderungsaufstellung

Bei der Erstellung einer Forderungsliste sollten bestimmte rechtliche Aspekte berücksichtigt werden, um gesetzlich fundiert zu handeln. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Das BGB (hier zum Beispiel § 194 ff) regelt die Vertragsbedingungen und Forderungen. Besonders relevant sind die Paragraphen 433 und 434, die die Verpflichtungen des Schuldners und die Gewährleistungsrechte des Gläubigers regeln.
• Handelsgesetzbuch (HGB): Das HGB enthält spezifische Regelungen für das Forderungsmanagement von Unternehmen. Hier finden sich Vorschriften zur Verjährung von Forderungen bzw. zu Forderungsabtretungen (§ 398).
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): AGB können wichtige Klauseln enthalten, die das Forderungsmanagement unterstützen. Hierzu gehören beispielsweise Regelungen zur Verzinsung im Verzug, Mahngebühren oder zur Abtretung von Forderungen durch eine Abtretungserklärung.

Aufbau einer Forderungsaufstellung

Eine strukturierte und aktuelle Forderungsaufstellung sollte digital und im Ausdruck folgende Informationen enthalten:

• Gläubigerinformationen: Name, Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens, das die Forderungen geltend macht.
• Schuldnerinformationen: Genaue Angaben zum Schuldner, um Verwechslungen zu vermeiden. Name, Adresse und gegebenenfalls Kunden- oder Vertragsnummer sollten angegeben werden.
• Rechnungs- und Mahndaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel und offene Beträge müssen in der Forderungsliste enthalten sein. Bei versendeten Mahnungen dürfen auch die dazugehörigen Daten nicht fehlen.
• Forderungsgrund: Der Grund der Forderung sollte klar benannt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier können Leistungsbeschreibungen, Vertragsinhalte oder sonstige Vereinbarungen aufgeführt werden.
• Rechtliche Hinweise: Eine rechtlich korrekte Aufstellung sollte Informationen über mögliche rechtliche Konsequenzen bei Nichtzahlung enthalten. Die berechneten Zinsen mit dem jeweiligen Zinssatz, Verzugszinsen, Mahnkosten oder rechtliche Schritte sollten hier erwähnt werden.

Erstellung einer Forderungsaufstellung

In einer Forderungsaufstellung muss nach § 367 BGB in die erste Zeile die Hauptforderung eingetragen werden. Danach folgen Einträge neuer Buchungen in chronologischer Reihenfolge – Zeile für Zeile. Bei jeder zusätzlichen Buchungsposition sollten auch immer neue ausgerechnete Zinsen mit dem aktuellen Zinssatz bis zum neuen Buchungstag berechnet werden.

Für die gegebenenfalls zusätzlich entstandenen Kosten wie Mahn-, Inkasso- und Gerichtskosten sowie Anwaltsgebühren werden jeweils eigene Spalten benötigt. Sollte es sich um verzinsliche (festgesetzte) Kosten handeln, müssen diese gesondert verzinst werden. Wurde vertraglich nichts anderes bestimmt, werden Zahlungen nach dem Gesetz verrechnet. Die rechtlichen Bestimmungen stehen im § 367 BGB, laut dem in dieser Reihenfolge verrechnet wird:

1. Kosten
2. Zinsen
3. Hauptforderung

Zum Schluss kann der Saldo zu einem Buchungstag ermittelt werden. Dieser wird durch die Addition der Restbeträge an Kosten, Kostenzinsen, Hauptforderung und darauf anfallende Zinsen berechnet.

Häufig gestellte Fragen

Wer hat Anspruch auf eine Forderungsaufstellung?

Bei offenen Forderungen haben Schuldner einen rechtlichen Anspruch auf eine Liste mit allen bestehenden Forderungen. So behalten sie den gesamten Überblick über ihre bestehenden Schulden.

Welche Forderungen beinhaltet eine Forderungsaufstellung?

Forderungsaufstellungen listen Haupt- und Nebenforderungen sowie alle bestehenden Verbindlichkeiten aus anfallenden Zinsen. Zudem schließen sie alle weiteren zusätzlichen Kosten mit ein.

Welche Rolle spielt ein Forderungskonto bei einer Forderungsaufstellung?

Der Einblick in ein Forderungskonto ist insbesondere bei einer Zwangsvollstreckung wichtig, da Gläubiger und Schuldner sehen können, ob das Konto auf “Null” steht oder nicht. Sind noch Forderungen offen, die nicht fristgerecht bezahlt werden, können weitere Zwangsmaßnahmen der Vollstreckung zur Pfändung des Vermögens des Schuldners führen.