Mahnwesen auslagern: Vorteile und Nachteile

Offene Forderungen belasten nicht nur die Liquidität, sondern binden auch wertvolle Ressourcen in Unternehmen. Wer das Mahnwesen intern abwickelt, sieht sich oft mit einem hohem Zeitaufwand, rechtlichen Unsicherheiten und schwierigen Kundengesprächen konfrontiert. Die Auslagerung an einen spezialisierten Dienstleister kann hier eine Entlastung bringen, doch sie will auch gut überlegt sein.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vor- und Nachteile eine Auslagerung des Mahnwesens mit sich bringt und worauf Sie dabei achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Mahnwesen ist ein zentraler Bestandteil des Forderungsmanagements und sichert die Liquidität von Unternehmen
• Das Mahnwesen auszulagern schafft Freiräume und entlastet Unternehmen oft spürbar
• Der administrative Aufwand reduziert sich deutlich und die Liquidität von Unternehmen wird gestärkt
• Voraussetzung für den Erfolg ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und transparente Kommunikation
• Als nachteilig empfunden werden kann, dass ein Teil der Kontrolle abgegeben wird und klare Absprachen notwendig sind

Was ist das Mahnwesen überhaupt?

Das Mahnwesen ist ein zentraler Bestandteil des Forderungs- oder Debitorenmanagements eines Unternehmens. Es kommt immer dann zum Einsatz, wenn offene Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt wurden. Ziel des Mahnwesens ist es, säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen und dadurch die Liquidität des Unternehmens zu sichern.

Zum Mahnwesen gehören unter anderem das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die Überprüfung der Zahlungsfähigkeit von Kunden sowie bei Bedarf die Einleitung gerichtlicher Schritte gegenüber Schuldnern. Ein professionell geführtes Mahnwesen hilft dabei, Zahlungsausfälle zu vermeiden und entlastet das interne Rechnungswesen spürbar.

Mahnwesen auslagern: Vorteile und Nachteile im Überblick

Wer das Mahnwesen an einen externen Dienstleister übergibt, entlastet die eigenen Ressourcen und profitiert von spezialisierten Strukturen. Gleichzeitig bringt das Outsourcing auch Herausforderungen mit sich. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Vor- und Nachteile.

Vorteile

• Zeit- und Kostenersparnis: Interne Mitarbeitende müssen sich nicht mehr um aufwändige Mahnprozesse kümmern. Das reduziert den administrativen Aufwand, Personalkosten und schafft Zeit für das Kerngeschäft.
• Höhere Realisierungsrate: Professionelle Dienstleister verfügen über bewährte Prozesse und Erfahrung im Umgang mit säumigen Kunden: Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Forderungen zügig beglichen werden.
• Rechtssicherheit: Externe Partner kennen die rechtlichen Rahmenbedingungen und handeln im Einklang mit aktuellen Vorgaben.
• Skalierbarkeit: Wächst das Forderungsvolumen, kann ein externer Dienstleister flexibel mitwachsen, ohne zusätzliche Belastung für das eigene Team.
• Schonender Umgang mit Kunden: Seriöse Anbieter arbeiten kundenorientiert und tragen dazu bei, dass die Geschäftsbeziehung trotz Zahlungsrückständen nicht belastet wird.

Nachteile

• Abgabe von Kontrolle: Ein Teil des Mahnprozesses liegt nicht mehr in der eigenen Hand. Das erfordert Vertrauen und eine enge Abstimmung mit dem Dienstleister.
• Kostenstruktur: Je nach Modell fallen Gebühren oder erfolgsabhängige Vergütungen an.
• Kundenkontakt ist ein sensibles Thema: Wird das Mahnwesen nicht professionell durchgeführt, kann dies die Beziehung zum Kunden belasten. Daher ist die Auswahl des richtigen Partners entscheidend.

Wann ist es sinnvoll, das Mahnwesen abzugeben?

Das Mahnwesen auszulagern macht insbesondere dann Sinn, wenn die internen Ressourcen für ein effektives Forderungsmanagement im eigenen Unternehmen nicht ausreichen oder wenn die Verwaltung offener Forderungen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursacht.

Auch bei einer großen Anzahl an Kunden und einer komplexen Forderungsstruktur ist die Auslagerung an ein Inkassobüro vorteilhaft. Insbesondere wenn unterschiedliche Zahlungsmodalitäten bestehen oder es häufig zu Forderungsausfällen kommt, unterstützt ein externer Dienstleister dabei, konsequent und professionell vorzugehen.

Für größere Unternehmen mit eigener Mahnabteilung oder eigenem Personal für das Mahnwesen kann die Beauftragung eines Inkassounternehmens ebenfalls Vorteile bieten. Beispielsweise lassen sich saisonale Auftragsspitzen oder unerwartet hohe Forderungsvolumen so abfedern. Zudem bringen externe Dienstleister spezielles Know-how insbesondere bei komplexen oder internationalen Forderungsfällen mit, das intern nicht immer ausreichend vorhanden ist.

Insgesamt bietet das Auslagern des Mahnwesens also die Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen, den administrativen Aufwand zu verringern und das Forderungsmanagement professionell zu gestalten. Die Voraussetzung für den Erfolg ist jedoch eine transparente Übersicht offener Forderungen und eine enge Zusammenarbeit mit dem externen Partner.

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Häufige Fragen

Welche Aufgaben umfasst das Mahnwesen in Unternehmen?

Das Mahnwesen beinhaltet das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die Überwachung offener Rechnungen sowie, falls nötig, die Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren.

Wie behalte ich trotz Auslagerung die Kontrolle über das Mahnwesen?

Durch regelmäßige Berichte und eine enge Zusammenarbeit mit dem Dienstleister behalten Sie den Überblick und können jederzeit Einfluss auf den Ablauf nehmen.

Wie schnell kann ein professioneller Inkassodienstleister offene Forderungen realisieren?

Erfahrene Dienstleister sorgen meist innerhalb weniger Wochen für eine signifikante Verbesserung der Zahlungen und entlasten dadurch effektiv Ihr Unternehmen.