Sind Kunden im Zahlungsverzug, können Unternehmen ein Inkassobüro mit einem Inkassoverfahren beauftragen, um die offenen Forderungen einzutreiben.
In diesem Beitrag erhalten Sie alle wichtigen Informationen rund um das Inkassoverfahren. Sie erfahren, welche Voraussetzungen es hierfür gibt, wie das Inkassoverfahren abläuft und welche Kosten dabei entstehen können.
Der Begriff Inkassoverfahren beschreibt den Prozess, mit dem offene Forderungen bei einem Schuldner eingetrieben werden. Das Verfahren umfasst potentiell mehrere Phasen und kann in einer Zwangsvollstreckung beim Schuldner münden.
Inkassounternehmen sind spezialisierte Dienstleister und führen das Inkassoverfahren für ihre Kunden (Gläubiger) aus. Sie sorgen somit dafür, dass offene Forderungen beglichen werden.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Gläubiger durch ein Inkassoverfahren zu ihrem Geld kommen. Die erste Möglichkeit ist die Abtretung und damit der Verkauf der Forderung an das Inkassounternehmen. Durch dieses sogenannte Factoring kann das Inkassounternehmen das Geld im eigenen Namen bei den Schuldnern eintreiben. Die zweite Möglichkeit ist, dass das Inkassobüro die Forderungen in Ihrem Namen eintreibt und von Ihnen eine Vollmacht erhält.
Voraussetzung für ein Inkassoverfahren ist, dass die Forderung berechtigt ist. Das bedeutet, dass das Unternehmen seine Ware oder Dienstleistung verkauft und tatsächlich geliefert hat. Außerdem muss die Rechnung korrekt ausgestellt sein, d.h. alle Pflichtangaben enthalten. Darüber hinaus muss die Rechnung dem Kunden tatsächlich zugestellt worden sein.
Hinweis: Hat der Kunde Gewährleistungsmängel angemeldet oder sich beschwert, ist die Forderung unter Umständen nicht berechtigt.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt und der Kunde hat das Zahlungsziel nicht eingehalten, ist er in Zahlungsverzug geraten. Ab diesem Zeitpunkt können Sie das Inkassoverfahren einleiten.
Hinweis: Haben Sie keine Zahlungsfrist vereinbart, gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Damit gelangt Ihr Kunde 30 Tage nach Rechnungsstellung in Verzug.
Ein Inkassoverfahren kann je nach Reaktion des Schuldners mehrere Phasen durchlaufen. Auf diese gehen wir nachfolgend genauer ein.
Im ersten Schritt werden vom Inkassobüro alle notwendigen Informationen zur Forderung gesammelt. Zusätzlich erfolgt in der Regel eine Überprüfung der Bonität des Schuldners.
Danach nimmt das Inkassounternehmen Kontakt mit dem Schuldner auf und weist diesen mit einem Mahnschreiben auf die offenen Rechnungen hin. In einigen Fällen reicht der Brief eines Inkassounternehmens schon aus, um den Schuldner zur Zahlung seiner offenen Rechnungen zu bringen. Kann der volle Schuldbetrag nicht direkt mit einer Einmalzahlung getilgt werden, wird eine Ratenzahlung vereinbart.
Reagiert der Schuldner nicht auf erhaltene Mahnschreiben des Inkassounternehmens, endet das vorgerichtliche Inkassoverfahren.
Hat das außergerichtliche Inkassoverfahren nicht zum Erfolg geführt, wird im nächsten Schritt das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.
Wenn der Schuldner keinen Widerspruch einlegt, wird ein sogenannter Vollstreckungsbescheid erwirkt. Legt der Schuldner dagegen Widerspruch ein, muss ein Gerichtsverfahren eröffnet werden.
Wurde in der gerichtlichen Phase des Inkassoverfahrens ein vollstreckbarer Titel (Vollstreckungsbescheid oder gerichtliches Urteil) erwirkt, ist eine Pfändung durch einen Gerichtsvollzieher möglich. Dazu stellt das Inkassounternehmen beim zuständigen Vollstreckungsgericht einen Antrag.
Reicht die Pfändung nicht aus, um die Forderungen zu begleichen, kommt es zu guter Letzt zum Überwachungsverfahren. Hierbei wird die finanzielle Situation des Schuldners regelmäßig überprüft und je nach Ergebnis ggf. ein neues nachgerichtliches Inkassoverfahren eingeleitet.
Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, ist es üblich, zunächst eine Zahlungserinnerung mit neuer Frist an den Kunden zu versenden. Wenn auch diese Zahlungsaufforderung ignoriert wird, sollte eine erste Mahnung erfolgen. Nach der zweiten Mahnung kann dann das Inkassoverfahren eingeleitet werden. Dazu muss ein Inkassounternehmen beauftragt werden.
Hinweis: Unternehmen sind nicht zur Versendung einer Zahlungserinnerung verpflichtet. Sie können auch direkt eine Mahnung versenden. Aus Kulanzgründen und um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu schädigen, kommt dies in der Praxis jedoch nur selten vor.
Die Eintreibung von offenen Forderungen ist für Unternehmen mit einem hohen Aufwand verbunden. Zudem verringern nicht bezahlte Rechnungen die Liquidität von betroffenen Unternehmen. Als seriöses Inkassounternehmen mit langjähriger Expertise und geschulten Mitarbeitern kümmern wir uns für Sie um den gesamten Mahn- und Inkassoprozess und bei Bedarf auch um das gesamte Forderungsmanagement. Dabei haben wir die Wahrung Ihrer Kundenbeziehung stets im Blick.
Die Inkassokosten setzen sich unter anderem aus den Hauptforderungen, den Inkassogebühren, den Verzugszinsen und Mahnkosten zusammen. Diese Inkassokosten trägt üblicherweise der Schuldner.
Die Inkassogebühren richten sich nach der Höhe der Hauptforderung und der Komplexität des Inkassoverfahrens. Sie unterliegen den rechtlichen Regelungen für Inkassogebühren, dem sogenannten Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG), die sicherstellen, dass die Gebühren verhältnismäßig sind.
Wenn Sie als Unternehmer mit Kunden zu tun haben, die ihre offenen Rechnungen nicht bezahlen wollen und auf Ihre Zahlungsaufforderungen nicht reagieren, ist die Beauftragung eines Inkassounternehmens in den meisten Fällen sinnvoll. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie sich mit der Materie nur wenig auskennen und selbst keine Zeit oder interne Ressourcen für das Forderungsmanagement haben.
Bei einem außergerichtlichen Inkassoverfahren wird versucht, die Forderungen ohne gerichtliche Hilfe einzutreiben. Ist das nicht erfolgreich, kommt das gerichtliche Inkassoverfahren zum Einsatz.
Inkassodienstleister sind Vermittler zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner. Aufgaben sind dabei unter anderem die Kommunikation mit dem Schuldner, die Überwachung der Forderung sowie die Einleitung eventuell notwendiger rechtlicher Schritte.
Eine vorherige Mahnung ist keine Voraussetzung für die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Aufgrund der Wahrung von Kundenbeziehungen sind sie jedoch üblich.
Ja, es ist möglich ein Inkassoverfahren ohne vorherige Mahnung einzuleiten, wenn es sich um B2B-Geschäfte handelt. Entscheidend ist in diesem Fall nur, dass die Zahlung berechtigt ist und die Zahlungsfrist überschritten ist.
Sollte es sich bei Ihrem Schuldner um eine Privatperson handeln, muss grundsätzlich zunächst eine schriftliche Mahnung erfolgen.
Beachten Sie zudem, dass der Schuldner nur die Inkassokosten trägt, die nach Verstreichen der in der ersten Mahnung genannten Frist entstehen.
Wie lange ein Inkassoverfahren dauert, lässt sich pauschal nicht beantworten, denn das hängt vom Einzelfall und dem Verhalten des Schuldners ab. Wenn das Inkassoverfahren in die gerichtliche Phase übergeht, kann es mehrere Monate dauern, bis das Verfahren beendet ist.
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, das mit offenen Forderungen zu tun hat, einen Inkassodienstleister beauftragen.
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