Dokumenteninkasso

Das Dokumenteninkasso ist eine Methode zur Zahlungsabwicklung. Die Maßnahme wird bei Geschäften mit ausländischen Unternehmen eingesetzt und soll sowohl die finanzielle Sicherheit des Importeurs als auch des Exporteurs gewährleisten. Bei den Dokumenten handelt es sich zumeist um Lieferscheine, die mehrfach geprüft werden, bevor der Handel stattfinden kann.

Definition Dokumenteninkasso

Das Dokumenteninkasso soll für den reibungslosen und sicheren Ablauf eines Handels zwischen zwei Partnern sorgen, die bereits eine Geschäftsbeziehung zueinander pflegen. Diese können einen Kaufvertrag miteinander beschließen, in welchem das Dokumenteninkasso als Zahlungsbedingung vermerkt ist. Dabei erhält der Importeur nach der Prüfung durch seine Bank bestimmte Dokumente. Voraussetzung dafür ist, dass dieser seine Waren bereits bezahlt hat. Die Versanddokumente sind demnach von hohem Wert und müssen vonseiten des Importeurs vorgelegt werden, damit dieser den Handel mit dem Exporteur erfolgreich abschließen kann. Anders als bei einem herkömmlichen Inkassoverfahren liegt der Fokus bei dem Dokumenteninkasso nicht auf einem Schuldner, der seinen offenen Rechnungen nicht nachkommt. Im Gegenteil – einer solchen Situation soll mit diesem sogenannten Zug-um-Zug-Geschäft vorgebeugt werden.

Beteiligte Parteien im Dokumenteninkasso

Der genaue Ablauf eines Handels mit einem Dokumenteninkasso ist recht komplex und teilweise schwer nachvollziehbar. Daher ist es sinnvoll, sich zunächst bewusst zu machen, welche Personen und Parteien in einem solchen Verfahren beteiligt sind und welche Rollen sie dabei einnehmen:

• Exporteur (zum Beispiel aus Deutschland): Der Exporteur möchte seine Ware an einen Kunden im Ausland verkaufen. Da sein Handelspartner jedoch auf einem anderen Kontinent lebt und die eigene Ware sehr wertvoll ist, hat der Importeur Bedenken, ob er den vollständigen Geldbetrag erhält.

• Importeur (zum Beispiel in den USA): Der Importeur ist an der Ware des Importeurs interessiert. Er möchte allerdings keine Vorkasse akzeptieren, da er nicht sicher ist, ob er seine Ware vollständig erhält und diese den Lieferweg unbeschadet übersteht.

• Hafen in Deutschland: Der deutsche Exporteur übergibt dem Hafen seine Ware. 

• Hafen in den USA: Der US-amerikanische Importeur nimmt die Ware von dem Hafen aus in Empfang. 

• Bank in Deutschland: Die Bank prüft die Dokumente auf ihre Richtigkeit. 

• Bank in den USA: Die US-amerikanische Bank prüft die Dokumente ebenfalls. 

Ablauf eines Handels mit Dokumenteninkasso

Der Handel mit Dokumenteninkasso folgt einem festgelegten Ablaufplan, der zum Ziel hat, alle Parteien finanziell abzusichern. Um die Komplexität dieses umfangreichen Konzepts ein wenig zu vereinfachen, kann ein solcher Handel in einzelne Schritte unterteilt werden:

1. Versendung der Fracht

Die wertvolle Ware wird von dem Exporteur an einen Hafen übergeben. Im Austausch erhält er Versanddokumente, die für den weiteren Verlauf des Handels eine wichtige Rolle spielen.

1. Übergabe der Dokumente an die Bank des Exporteurs

Nach erfolgtem Warenversand leitet der deutsche Exporteur die Versanddokumente vom Hafen an seine Bank weiter. Nach einer Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität kommt es zum Austausch mit der Bank des Importeurs.

1. Versendung der Dokumente an die Bank des Importeurs

Die ausländische Bank des Importeurs übernimmt die Versanddokumente von der Bank des Exporteurs und überprüft diese ebenfalls auf die einheitlichen Richtlinien. Sind die Unterlagen vollzählig vorhanden und korrekt, werden sie als gültig anerkannt.

1. Austausch zwischen dem Importeur und dessen Bank

Der Importeur tritt mit seiner Bank in Kontakt und fordert die Versandunterlagen der Fracht an. Allerdings werden ihm diese erst ausgehändigt, sobald bei der Bank die Zahlung für seine Ware vollständig eingetroffen ist. Wenn dem so ist, erhält der Importeur die notwendigen Dokumente, während der Geldbetrag an die Bank des Exporteurs weitergeleitet wird.

1. Übergabe der Fracht im Hafen

Im Hafen kann der Importeur seine bezahlte Ware abholen. Er darf diese allerdings nur für sich beanspruchen, wenn er die zuvor geprüften Dokumente vollständig vorlegen kann. Das heißt: Bleibt die vereinbarte Zahlung aus, erhält der Importeur weder die Versanddokumente noch seine Ware.

Vorteile Dokumenteninkasso

Das Dokumenteninkasso ist bezüglich des Ablaufs zwar recht komplex, allerdings für beide beteiligten Parteien sehr sicher. So kann der Exporteur die Dokumente beispielsweise jederzeit zurückrufen, insofern ihm Zweifel bezüglich der Zahlungsfähigkeit seines Handelspartners kommen. Für den zahlungspflichtigen Importeur bedeutet das Dokumenteninkasso hingegen, dass er seine Ware erst dann bezahlen muss, wenn diese bei ihm angekommen ist.

Häufige Fragen

Was ist Dokumenteninkasso?

Das Dokumenteninkasso ist ein Mittel, das als Zahlungsbedingung in einem Kaufvertrag zwischen Importeur und Exporteur eingesetzt werden kann. Diese Art eines Handels gewährleistet die finanzielle Sicherheit beider Parteien.

Wer ist an dem Dokumenteninkasso beteiligt?

Bei einem Dokumenteninkasso spielen die folgenden Institutionen eine Rolle: Der Importeur und Exporteur, jeweils ein nationaler Hafen sowie die Banken beider Handelspartner.

Welche Rolle spielen die Versandunterlagen im Dokumenteninkasso?

Die Versanddokumente werden von dem Hafen des Exporteurs an diesen übergeben. Nach der Vorlage bei den Banken beider Handelspartner erhält der Importeur die entsprechenden Dokumente gegen Zahlung für seine Ware. Nur bei der Vorlage der Versanddokumente darf er die Fracht abholen.